인천광역시동구기록물평가심의회 운영 조례자치법규 2109366

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조와 같은 법 시행령 제43조에 따른 인천광역시동구기록물평가심의회의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “처리부서”란 구본청, 구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에서 사무처리를 주관하며 업무와 관련한 모든 형태의 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.

이 조례는 기록관 및 처리부서에서 보존ㆍ관리하고 있는 기록물의 평가 및 폐기업무에 적용한다.

① 제9조에 따라 기록물관리전문요원이 작성한 평가 및 폐기대상 기록물의 목록에 대하여 처리부서로 송부하여 해당 처리부서의 의견을 수렴하여야 한다.
② 처리부서의 장은 별지 제2호서식의 기록물평가심사ㆍ심의서 중 “처리부서 검토” 영역을 작성하되, 책임 있는 심사를 위하여 검토자ㆍ확인자의 성명을 실명으로 기재하고 서명하여 기록관장에게 제출하여야 한다.
③ 기록관장은 제1항과 제2항에 따라 평가 및 폐기대상기록물의 목록이 결정되면 2주 동안 우리 구 홈페이지에 공개하여 심의에 반영될 수 있도록 한다.
④ 기록관장은 제1항부터 제3항까지의 규정을 참고하여 재검토가 필요한 기록물에 대하여는 처리부서의 장에게 실제 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.

① 구청장은 평가 및 폐기대상기록물을 심의ㆍ의결하기 위하여 인천광역시동구기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 두되, 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 외부위원 2명이 포함되어야 한다.
② 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 하며, 위원은 기획감사실장, 민원봉사과장, 기록물관리 및 평가에 전문적인 지식을 가진 전문가 중에서 구청장이 임명 또는 위촉하는 자로 하며, 간사는 기록물관리담당으로 한다. (개정 2010. 1. 8, 2011. 5.16)

심의회의 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 평가 및 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제26조에 따른 기록물에 대한 보존기간의 조정
3. 그 밖에 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 위원장은 필요하다고 인정하는 경우 심의회를 언제든지 소집ㆍ개최할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.
② 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.
③ 간사는 회의록을 작성하여야 한다.

평가 및 폐기심의 대상은 보존기간이 지난 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 지난 기록물 중 다음 각 호와 같은 기록물은 폐기를 보류하여야 한다. 1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물 2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물 3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물 4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물 5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록 6. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법상 보존이 필요한 기록 7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전까지 심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다. 다만, 긴급을 요하거나 부득이한 사유가 있는 때에는 그러하지 아니하다.
② 위원은 심의에 앞서 별지 제1호서식의 기록물평가심의서약서를 작성한다.
③ 위원은 별지 제2호서식의 기록물평가심사ㆍ심의서 중 “심의”영역을 작성하되, 제9조의 평가 및 폐기심의 기준을 준수하여야 한다.

심의회에 출석하는 위촉위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

폐기결정부터 폐기 집행 등 폐기와 관련한 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 하며, 평가 및 폐기대상기록물 목록과 심의관련 자료는 영구로 하고, 회의록 등은 준영구로 책정하여 관리하도록 한다.

① 폐기 결정된 기록물은 반드시 폐기를 실시하여야 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.
② 기록관장은 폐기기록물에 대한 처리계획을 수립하고 소각ㆍ파쇄ㆍ용해의 방식으로 처리할 수 있으나, 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 가급적 파쇄방식으로 처리한다.

전자기록물의 경우에는 폐기기록물의 폐기절차에 따르되 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.