인천광역시동구기록관 운영 규칙자치법규 2109365

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 인천광역시동구기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “행정자료”란 간행물과 다른 기관으로부터 수집한 자료로서 정보가치가 있는 인쇄매체, 디지털매체 등으로 다음 각 목에 해당하는 것을 말한다.
가. 국내ㆍ외에서 발간되는 행정관련 간행물
나. 전문도서, 학술논문 및 일반 단행본
다. 다른 기관에서 발간한 조사보고서ㆍ연구보고서ㆍ통계서ㆍ백서 및 행정홍보자료 등 행정간행물 또는 자료
라. 그 밖에 동구행정연구를 위하여 보존ㆍ활용할 가치가 있는 기록물ㆍ인쇄물 및 디지털매체
3. “처리부서”란 구 본청, 동구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에서 사무처리를 주관하며 업무와 관련한 모든 형태의 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.
4. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
5. “기록관”이란 기록물을 효율적으로 관리, 보존, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
6. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 구 본청, 동구의회, 소속기관 및 하부 행정기관에 적용되며, 인천광역시동구기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 민원지적과 소속으로 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 민원지적과장(기록관이 설치되는 부서의 장을 의미)이 된다.(개정 2010.1.8)
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
2. 기록관리시스템의 설치 및 운영
3. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
4. 기록물관리 지도ㆍ교육
5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
6. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
7. 소관 비전자기록물의 전자화
8. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
9. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
10. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
11. 기록물평가심의회 운영
12. 정보공개 접수 창구
13. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
14. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
15. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
16. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
17. 기록관의 시설 및 장비관리
18. 처리부서의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 경우에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 각 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리부서에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리하도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영되도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 되도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 자료의 백업주기는 별표와 같다.
③ 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관리시스템이 설치되어 있는 전산실은 기획감사실에서 통제구역으로 지정ㆍ관리하되, 기록관장과 유기적으로 협의한다.(개정 2018.7.1, 2018.12.28.)
② 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
③ 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 보존서고에 대하여 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 기록관 및 보존서고의 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

간행물을 발간하려면 국가기록원으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다. 단, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 간행물의 등록을 생략할 수 있다.
1. 기록물을 생산 또는 접수하여 처리부서에 등록한 경우
2. 보존 및 활용가치가 낮은 10쪽 미만의 단순홍보용 간행물

① 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문 또는 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 상시 접수하여 관리하여야 한다.
② 기록관장은 필요한 행정자료의 수요를 파악하여 예산의 범위 안에서 수시로 구입하여 비치하여야 한다.

① 각 처리부서는 간행물을 발간할 경우 행정간행물, 연구 및 용역보고서는 발간 후 15일 이내에 3부를, 기타 자료 발간 후 10일 이내에 2부를 기록관에 납본하여야 한다.
② 각 처리부서는 제1항에 따라 간행물을 납본할 경우에는 그 전문이 수록된 디스켓을 함께 제출하되 간행물 개요서를 별도의 파일로 작성하여 제출하여야 한다.

수집된 행정자료는 다음 각 호의 절차에 따라 정리하고, 관리하여야 한다.
1. 기관인, 장서인, 등록번호표시인을 날인하고 등록번호를 부여한 뒤 별지 제1호서식의 행정자료 등록원부에 등재한다.
2. 분류는 한국십진분류법에 따라 정리하고 도서관리프로그램에 의해 전산 등록하여 관리하여야 한다.

장서점검결과 훼손 또는 오손된 도서나 자료, 시대의 변천에 따라 이용가치가 없어진 자료에 대하여 원부에 제적표시를 하고 관계관의 서명날인과 제적연월일을 기입한다.

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 각 처리부서의 직원
2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 열람의 필요성이 인정되는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 보존기록물 및 행정자료의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 실외반출
3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하려면 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

① 기록관의 보존 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 보존 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하려는 자는 별지 제2호서식의 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
② 행정자료의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 행정자료의 대출은 1회 5권 이내로 하고, 대출기간은 14일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다. 단, 처리부서의 장과 협의된 행정도서는 장기대여제 기간으로 한다.
3. 제26조제2호의 규정에 해당하는 자는 처리부서 담당의 보증을 얻거나 당해기관의 대출의뢰공문에 의하여 승인을 얻어야 하며, 공무원증 또는 신분증을 제시하고 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물류인 경우
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 자료인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 자료의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물 및 자료는 이를 타인이나 다른 기관에 전대 할 수 없다.

① 기록물 및 행정자료를 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 대출된 기록물 및 행정자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.
1. 대출 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구
2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구
3. 2차 반납 촉구기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주
③ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 처리부서의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.