인천광역시 기록관 설치 및 운영 조례자치법규 2108316

이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 인천광역시 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2024.6.10.>
1. “기록물”이란 인천광역시(이하 “시”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 간행물, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 따르는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람ㆍ사무ㆍ작업 공간, 보존시설 및장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 생산, 분류, 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
6. “소속기관”이란 시의 직속기관ㆍ사업소(경제자유구역청을 포함한다)를 말한다.

이 조례는 시 및 그 소속기관에 적용되며 인천광역시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 시 기록물 업무 담당부서에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물 업무 담당 부서의 장이 된다.
② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술ㆍ기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한전문 인력을 배치해야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 처리과(시 본청 실ㆍ과 및 소속기관을 말한다. 이하 같다)의 장은 기록물관리책임자를 지정해야 하며, 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 생산ㆍ발송ㆍ접수의 등록
2. 기록관리기준표의 관리
3. 기록물의 정리ㆍ보존 및 이관
4. 그 밖에 처리과의 기록물 관리

인천광역시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 다음 각 호를 심의ㆍ의결 한다.
1. 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 인천광역시장(이하 “시장”이라 한다)이 요청한 사항

① 심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 위촉직 및 당연직 위원으로 구성하되, 위촉직 위원은 시장이 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 2명 이상 위촉하고, 당연직 위원은 심의회의 기능과 관련 있는 부서의 장과 시장이 소속 공무원 중에서 임명한다.
1. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 학문 전공자로 기록물 평가 관련 지식과 경험이 풍부한 사람
2. 그 밖에 심의회의 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하며 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행 할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
③ 심의회의 사무를 처리할 간사 1인을 두되, 간사는 기록물 업무 담당이 한다.

제7조제1항에 따른 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 당연직 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.

① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호 서식부터 제4호 서식을 작성ㆍ관리해야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. 다만 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접적으로 관련되어 심의회에 출석하는 경우에는 그러하지 아니하다.

① 기록관장은 이관된 기록물을 처리과별ㆍ단위업무별ㆍ보존기간별ㆍ생산연도별로 분류하여 보존ㆍ관리해야 한다.
② 기록물 중 보존기간이 영구ㆍ준영구 이상의 중요기록물은 광디스크나 마이크로필름에 수록해야 한다. 다만, 보존기간 영구ㆍ준영구를 제외한 기록물 중 기록관장이 중요하다고 인정하는 경우에는 광디스크나 마이크로필름에 수록할 수 있다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 서고별 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수 및 상태점검을 실시해야 하고, 항온항습 환경구축 등을 위해 필요한 조치를 해야 한다.

① 기록물의 열람 및 대출은 시와 소속기관의 공무원에 한정한다. 다만, 민간인의 요청이 있을 때에는「인천광역시 정보 공개 조례」에 따른다. <개정 2024.6.10.>
② 기록물의 열람은 다음 각 호에 따른다.
1. 열람은 기록관에서만 해야 한다.
2. 열람 시간은 공무원의 근무시간에 함을 원칙으로 한다. 다만, 기록관장이 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수있다.
3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식을 작성해야 한다.
③ 기록물의 대출 및 반납은 다음 각 호에 따른다.
1. 대출 기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회 연장할 수 있다.
2. 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식을 작성하여 기록관장의승인을 받아야 한다.
3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
4. 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 반납해야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 해야 한다.
5. 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.
④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물
2. 다른 법령에서 열람 및 대출을 제한하는 기록물
3. 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 기록물
4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
6. 그 밖에 유형이나 성격상 대출이 부적합하다고 인정되는 기록물

① 기록관장은 시 및 소속기 관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
③ 기록관장은 제1항에 따른 점검 결과 우수부서에 대하여 예산의 범위에서 시상금을 지급할 수 있다.

이 조례의 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.