익산시 기록관 운영 규칙자치법규 2106776

이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 익산시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2011. 01.31>

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이라 함은 익산시(이하 “시“라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “소속기관”이라 함은 직속기관ㆍ사업소, 읍ㆍ면ㆍ동을 말한다.
3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 및 그 소속기관에 적용되며, 익산시 기록관(이하“기록관”이라 한다)운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2011.01.31>

① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원 (이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리,보존 업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 익산시장(이하 “시장” 이라 한다)은 기록관의 기록물 관리를 위한 조사, 연구, 분석,평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 한다. 다만 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 계속하여 연임하게 할 수 있다.
③ 자문위원 등에 대해서는 「익산시 소속위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2023.08.30.>

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 시 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
10. 기록관의 시설 및 장비관리(별표)
11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
12. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
13. 정보공개 접수창구
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 <신설 2011.01.31>
15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 <개정 2011.01.31>
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

① 「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조에 따라 시 및 소속기관의 처리부서는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완료한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 하여야 한다. <개정 2011.01.31>
② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자 기록생산시스템을 통하여 통보 하여야 한다. <개정 2011.01.31>
③ 기록관장은 시 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2011.01.31>

① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만,처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 따라 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. <개정 2011.01.31>
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이 이관 받아 관리하여야 한다.
④ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 별지 제2호서식에 따른 이관목록과 함께 제출하여야 한다. <신설 2011.01.31>

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검실시,항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따른다. <개정 2011. 01.31>
② 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 익산시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. <신설 2011.01.31>
③ 전자기록물은 종이기록물의 평가와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며, 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다. <신설 2011.01.31>
④ 제2항 및 제3항에 따라 기록물을 평가하는 경우 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여야 한다. <신설 2011.01.31>

① 비전자기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.
② 전자기록물의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제12조제3항에 따라 종이로 출력된 기록물은 비전자기록물과 같이 폐기한다. [본조신설 2011.01.31]

① 처리부서는 비전자기록물 목록을 별지 제4호서식에 따라 관리하여야 한다.
② 조직개편, 인사발령, 사무분장의 조정 등으로 사무를 인계인수하는 때에는「익산시 사무인계인수 규칙」제4조제1항에 따라 보존 중인 비전자기록물 목록을 작성하여 인계인수하여야 한다. [본조신설 2011.01.31]

① 보존기록물 평가 및 폐기여부 등에 대한 사항을 심의하기 위하여 익산시 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영한다.
② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 2명의 민간전문가를 포함하여야 한다.
③ 심의회의 위원장은 기획안전국장으로 한다. <개정 2013.07.26, 2018.12.28, 2022.10.28>
④ 당연직 위원은 감사위원장, 건설국 주무과장으로 하며, 위촉 위원은 기록물 평가에 적합한 민간전문가중에서 기록관장의 추천으로 시장이 위촉한다. <개정 2018.12.28, 2023.03.15>
⑤ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리업무 계장이 된다. <개정2015.05.27> [본조신설 2011.01.31]

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리와 관련하여 필요한 사항 [본조신설 2011.01.31]

당연직 위원의 임기는 재임기간으로 하고, 위촉 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만,보궐위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 한다. [본조신설 2011.01.31]

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수인 경우에는 부결된 것으로 본다.
② 간사는 별지 제5호서식에 따른 심의의결서 및 별지 제6호서식에 따른 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.
③ 위원장은 기록물의 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
④ 심의회에 참석한 민간위원에게는「익산시 소속위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등을 지급할 수 있다. <개정 2023.08.30.> [본조신설 2011.01.31]

심의회의 위원 또는 위원이었던 자는 심의회 운영상 또는 직무상 알게 된 사항이나 비밀을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 안 된다. [본조신설 2011.01.31]

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. [제13조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 시 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리 시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관 목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. [제14조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. [제15조에서 이동 <2011.01.31>]

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 기록관 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. [제16조에서 이동 <2011.01.31>]

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓,광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다. [제17조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다. [제18조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. [제19조에서 이동 <2011.01.31>]

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다. [제20조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 [제21조에서 이동 <2011.01.31>]

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. [제22조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 및 그 소속기관의 직원
2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비 영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. [제23조에서 이동 <2011.01.31>]

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ 오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관장은 기록물을 열람하는 자에게 별지 제7호서식에 따른 보존기록물 열람대장을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. <개정 2011.01.31>
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. [제24조에서 이동 <2011.01.31>]

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식에 따라 기록관장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2011.01.31>
4. 제3호에 따라 기록물을 대출하는 경우 기록관장은 별지 제9호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장을 작성ㆍ관리하여야 한다. <신설 2011.01.31>
5. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. <개정 2011.01.31> [제25조에서 이동 <2011.01.31>]

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 [제26조에서 이동 <2011.01.31>]

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다. [제27조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 [제28조에서 이동 <2011.01.31>]

① 기록관장은 시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리부서의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. [제29조에서 이동 <2011.01.31>]

이 규칙 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. [제30조에서 이동 <2011.01.31>]