양평군 기록관 운영 규칙자치법규 2089964

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따른 기록관의 운영에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2023. 9. 27.>

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2023. 9. 27.>
1. “소속기관”이란 본청ㆍ직속기관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면을 말한다.
2. “기록물”이란 양평군(이하 "군"이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정 박물을 말한다.
3. “기록물 관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

기록관은 군 본청 내에 설치하며, 기록관리시스템 및 기록물 보존서고를 포함한다. <개정 2023. 9. 27.>

이 규칙은 소속기관에 대하여 적용하며, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물 관리 주관부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물 관리 주관부서의 장으로 한다.
② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. <개정 2023. 9. 27.>
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록관리시스템의 설치ㆍ운영 및 관계자에 대한 교육
5. 기록물의 관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
8. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 영구기록물 관리기관으로 보고
9. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로 이관
10. 주요기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람서비스의 제공
11. 간행물의 보존 및 활용
12. 서고 관리
13. 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항
14. 정보공개접수 창구 운영
15. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관에는 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 주요 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원 또는 영구기록물관리기관과 연계하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 행정 참고자료의 검색 및 활용이 가능하도록 운영하여야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 소속기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다.

① 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조의2에 따라 양평군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2023. 9. 27.>
② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.
④ 심의회의 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회에 참석한 위원에 대하여는「양평군 각종 위원회 설치 및 운영에 관한 조례」로 정하는 바에 따라 수당 등을 지급할 수 있다. <개정 2023. 9. 27.>

모든 기록물은 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다. <개정 2023. 9. 27.>

소속기관의 장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체 보관기간(기록물이 생산된 다음 해 1월 1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제1호서식에 따른 기록물 이관시기 연장신청서를 제출한 후에 보존기간을 셈하기 시작한 날부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.

① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같다.
② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.
③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제2호서식에 따른 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제3호서식에 따른 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 적어야 한다. <개정 2023. 9. 27.>
④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.
⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다. <개정 2023. 9. 27.>
1. 비밀 또는 대외비 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람 또는 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.

① 군수는 기록관의 전산실 및 서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

① 기록관의 전산실근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.
② 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2023. 9. 27.>
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입ㆍ출력대장 관리
3. 서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 변형여부 및 해충의 발생여부
4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 기록관장은 소속기관의 기록물관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 소속기관의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 시행에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.