양구군 기록관 운영 규칙자치법규 2087876

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 양구군 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이란 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 따르는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “처리과”란 업무와 관련된 모든 형태의 기록물의 생산 또는 접수하여 사무처리를 담당하는 부서를 말한다.

이 규칙은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과에 적용되며 양구군 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 양구군수(이하 “군수”라 한다)는 공공기록물을 효율적으로 관리하고, 양구군의 민간기록물 관리를 수행하는 기록관을 설치ㆍ운영한다.
② 군수는 기록관의 효율적인 관리 및 운영을 위하여 다음 각 호와 같이 관리자를 둔다
1. 기록관장: 기록물관리 업무를 담당하는 군 소속 5급 이상 공무원 중에서 군수가 임명하는 사람이 겸임
2. 관리책임자: 기록물관리 업무담당 공무원 중에서 군수가 임명
③ 군수는 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원과 정보화업무 등 그 밖의 기록물관리 업무 수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
④ 기록관에는 문서고 및 행정자료관을 두며, 양구군 기록물 관리체계를 총괄한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물법 시행령」 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 전자기록생산시스템에서 생산ㆍ접수번호를 부여받아 등록하고 관리하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 처리과의 장은 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위에서 보관한 후, 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있어 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 기록물 이관시기 연장신청서(별지 제1호서식)을 작성ㆍ제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등으로 처리과 간에 업무를 인계인수할 경우에는 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 군수는 기록물의 평가와 폐기여부를 심의하기 위하여 양구군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성하고, 위원장은 행정복지국장으로 한다.
③ 심의회의 당연직 위원은 기획예산실장, 민원서비스과장으로 하며, 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자 중에서 군수가 위촉한다. <개정 2022.12.28.>
1. 기록물 관리분야의 연구자 또는 기록관리 전문가
2. 양구군의 연혁, 업무, 생산된 기록물의 내용 등에 대한 이해가 높거나 관련분야에 종사한 경험이 있는 자
④ 심의회 위원의 임기는 당연직 위원의 경우 그 직에 재직하는 기간으로 하고, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.
⑤ 심의회 참석 위원에게는 예산의 범위에서 「양구군 각종 위원회 구성 및 운영 등에 관한 조례」에 따라 수당 및 여비를 지급할 수 있다.
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되, 간사는 기록물관리업무 팀장 또는 기록물관리 전문요원으로 하며, 서기는 기록물관리 관련업무 담당자 중에서 지정한다. <개정 2022.12.28.>

군수는 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 때에는 해당 위원을 해촉할 수 있다.
1. 심신장애로 직무를 수행할 수 없게 된 경우
2. 위원 스스로 직무를 수행하기 어렵다는 의사를 밝히는 경우
3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 위원으로 적합하지 않다고 인정되는 경우

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사 결과 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 심의회는 군수의 요청이 있거나 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 개최한다.
② 회의는 재적위원 과반수 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 제2항에도 불구하고 천재지변 또는 그 밖에 부득이한 사유로 회의 개최가 어려운 경우에는 서면으로 심의할 수 있다.
④ 위원장은 필요하다고 인정할 때에는 처리과의 장, 관계공무원 등을 출석시켜 의견을 청취할 수 있다.
⑤ 간사는 회의 결과에 대하여 별지 제2호서식, 별지 제3호서식, 별지 제4호서식을 작성ㆍ관리하여야 한다.
⑥ 위원장이나 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설해서는 안된다.

① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 처리과 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 비전자기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.
③ 전자기록물의 폐기는 심의회의 심의절차를 따르되, 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
③ 제1항과 제2항의 기록관리시스템 및 장비는 양구군 본청 전산실을 활용할 수 있다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(디지털오디오테이프 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리에 철저를 기하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관장은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 각종 전원ㆍ소화설비 시설물의 작동상태와 보존 기록물의 오손여부, 해충의 발생여부
2. 중요 전산자료의 등록관리대장과 입출력대장의 관리
3. 보존 기록물의 열람과 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 공무원
2. 타 기관 등의 공무원
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하며, 해당 업무 담당공무원과 함께 열람할 수 있다.

① 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 하고, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 기록관 외부로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 기록관 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람하려고 하는 자는 별지 제5호서식에 필요한 사항을 기재하여야 하고, 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제6호서식을 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 본청, 소속기관, 하부행정기관 및 의회사무과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.