순창군 기록관 운영 규칙자치법규 2083783

이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 순창군기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2026.08.18.>

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “소속기관”이라 함은 직속기관ㆍ사업소ㆍ읍면을 말한다.
2. “기록물”이라 함은 순창군(이하 “군”이라 한다)과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전 자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 군 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문 요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 순창군수(이하 “군수”라 한다)는 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 자문위원 등에 대해서는 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 군 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
10. 기록관의 시설 및 장비관리
11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
12. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
13. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 군 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 공공기록물법 시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 군 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 군 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 “별지 제1호 서식”에 의거 이관 연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 공공기록물법 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조 규정에 따라 시행하되, 별지 제2호 서식의 기록물평가심의서에 따라 작성하여 순창군기록물평가심의회 심의를 거쳐 처리한다.

① 기록물 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 순창군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회 위원장은 기록관장이 된다.
④ 심의회는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리업무 담당 팀장이 된다. <개정 2023.04.28.>
⑥ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 평가 및 조정 등
3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 공공기록물법 시행령 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 군 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 관리담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실은 통제구역, 보존서고는 제한 구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 기록물 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간 이내로 한다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 군 및 그 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적 으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 기록관의 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 담당공무원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 내에 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제3호서식 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장을 작성하여 관리자의 승인을 얻어야 한다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한 할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정 업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 기록물 열람 및 대출의 목적이 불문명할 경우
6. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
7. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
8. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 기록하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 제7장 보 칙

① 기록관장은 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 군 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.