서울특별시 영등포구 기록관 운영 규칙자치법규 2078494

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 영등포구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.<개정 2011.11.17>
1. “기록물”이란 서울특별시 영등포구(이하 “구”라 한다) 및 그 소속기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.<개정 2011.11.17>
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.<개정 2011.11.17>
5. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호까지 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 서울특별시 영등포구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 민원여권과에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.<개정 2011.11.17, 2012.12.27, 2015.12.24>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리시스템 운영, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 분류기준표 및 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 구 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 소관 비전자기록물의 전자화
16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
18. 정보공개 접수창구
19. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
20. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
21. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “시행령”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.<개정 2011.11.17>

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수하였을 때 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.<개정 2011.11.17>
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.<개정 2011.11.17>

① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다.<개정 2011.11.17>
② 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.<개정 2011.11.17>
③ 기록관장은 구 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2011.11.17>

① 각 처리과의 장은 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관이 지정하는 기간 안에 기록물과 별지 제1호 서식의 이관 목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 별지 제2호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.<개정 2011.11.17>
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.<개정 2011.11.17>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호 서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없을 때는 해당 기록물을 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다.<개정 2011.11.17>

① 보건소장은 폐업 또는 휴업 신고를 하는 의료기관으로부터 진료기록부 등을 이관 받을 경우 진료기록의 목록ㆍ수량 등을 확인하여 누락 없이 진료기록부 전량을 제출 받아 보존하여야 한다.
② 진료기록 보관ㆍ관리ㆍ발급의 실효성 확보를 위하여 진료기록부 등을 제9조 및 제11조에 따라 기록관으로 이관하여 보존하도록 하여야 한다.

[본조신설 2012.08.09]

① 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당되면 기록관으로 이관하여야 한다.<개정 2011.11.17>
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.<개정 2011.11.17>

① 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1명을 포함한 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 3명, 외부전문가 2명으로 구성하며, 원활한 회의 진행을 위해 간사는 전문요원으로 한다.<개정 2011.11.17>
② 심의회의 위원장은 행정국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. 위원은 기록관장인 민원여권과장과 홍보미디어과장으로 구성한다.<개정 2011.11.17, 2012.12.27, 2015.12.24, 2019.12.26., 2022.12.29.>
③ 심의회의 외부위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.
1.「고등교육법」제14조에 따른 대학에서 기록관리학, 역사학, 행정학, 문헌정보학, 법학 등 관련분야 학과의 전임강사 이상의 교원
2. 관련분야 학회의 추천을 받거나, 관련분야 연구기관에서 연구원 이상의 연구자
④ 심의회 외부전문가 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있으며, 공석이나 결원이 발생하는 경우 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다. 또한, 구 소속 공무원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.<개정 2014.09.04>
⑤ 위촉 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우는 임기 중이라도 위촉을 해제할 수 있다.
1. 장기치료를 요하는 질병, 그 밖의 사유로 임무를 수행하기 어려운 때
2. 위원 스스로가 위촉 해제를 원할 때
3. 품위손상 등으로 위원으로서의 직무를 수행하는데 부적당하다고 인정될 때

[제목개정 2011.11.17] [본항신설 2014.09.04]

심의회는 다음 사항을 심의ㆍ의결 한다.<개정 2011.11.17>
1. 시행령 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

[제목개정 2011.11.17]

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다. ② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 심의회 의결시 보류로 결정된 사항에 대해서는 2년간 보존한 후 재상정한다.<개정 2011.11.17> ④ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없을 때는 별지 제4호 서식에 따른 기록물서면심의의결서로 의견을 제출 할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.<개정 2011.11.17> ⑤ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제5호서식부터 별지 제7호서식까지 작성ㆍ관리하여야 한다.<개정 2011.11.17> ⑥ 위원회의 간사는 회의록을 작성하여 비치하여야 하며, 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 한다. [본항신설 2014.09.04]

기록관장은 제15조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기의 결정시에 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제6호서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.<개정 2011.11.17>

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위원에게는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖의 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 공무원이 위원인 경우는 그러하지 아니한다.<개정 2011.11.17>

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적절한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.<개정 2011.11.17>

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 전문적인 유지보수가 필요할 때 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.<개정 2011.11.17>

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 구 및 그 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광화일 또는 콤팩트 디스크(Compact Disk:CD)자료로 구분하여 관리한다.<개정 2011.11.17>

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행 하여야 한다.<개정 2011.11.17>
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.
③ 백업계획은 서울시 데이터센터에서 수립하는 백업계획으로 대신하되, 이의 기준은 기록관장이 정하는 바에 준하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.<개정 2011.11.17>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 기록관의 각종 전원ㆍ소화설비 등 각종 시설물 작동상태
2. 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
4. 보존기록물 반출ㆍ반입서 및 기록관 출입대장의 관리
5. 기록관의 온도 및 습도 상태
6. 그 밖에 기록관 운영상 필요한 사항<개정 2011.11.17>

기록관의 열람시간은 그날 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.<개정 2011.11.17>

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원
3. 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자<개정 2011.11.17>
② 제1항제2호 및 제3호의 경우 열람에 한하며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람ㆍ복사 하고자 하는 자는 별지 제8호 서식을 기재하고, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며, 열람ㆍ복사에 필요한 비용을 신청인에게 부담하게 할 수 있다.<개정 2011.11.17>
③ 기록관의 시설을 이용하려면 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.<개정 2011.11.17>
④ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제9호 서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 본청 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.