서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙자치법규 2078048

이 규칙은 「서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2024. 5. 27.>
1. “기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존, 이관, 활용, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
2. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제11호 및 제12호 규정에 따른 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 열람실, 작업실 등을 확보해야 한다.

기록관장은 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템 및 관련 장비를 구축하고, 이를 주기적으로 점검해야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안관리를 철저히 해야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 「서울특별시 양천구 기록물 관리에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제2조제1호에 해당하는 공공기록물의 경우 서울특별시 양천구 본청, 소속기관, 하부행정기관의 직원 및 서울특별시 양천구의회의 직원
2. 조례 제2조제2호에 해당하는 민간기록물의 경우 해당 기록물을 기증한 개인 또는 단체
② 기록관의 열람ㆍ대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

열람은 기록관 열람실 안에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다.
1. 기록물을 훼손 또는 파기하는 행위
2. 기록물을 무단으로 반출하는 행위
3. 음식물 등을 반입하는 행위
4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

기록물의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 하며, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 기간을 연장할 수 있다. 다만, 기록물의 특수한 보존 상태나 성격 등을 고려하여 대출기간을 조정할 수 있다.
2. 기록물을 대출하려는 자는 기록물 반입ㆍ반출 정보를 기록해야 한다.
3. 누구든지 대출받은 기록물을 기록관장의 허가 없이 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하는 경우
3. 훼손 또는 멸실의 우려가 있는 기록물인 경우
4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

① 기록물을 대출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 한다.
② 다음 각 호의 사유가 발생하는 경우에는 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

서울특별시 양천구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 해야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여될 수 있도록 등록해야 한다.
② 수집기록물은 기록관에서 직접 종이문서시스템에 등록하여 관리해야 하며, 보존가치가 높은 비전자기록물에 대해서는 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.

① 처리부서의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 등을 확정해야 하며, 그 결과를 해당 연도 5월 31일까지 기록관장에게 제출해야 한다.
② 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 서울기록원장에게 통보해야 한다.

① 처리부서의 장은 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관으로 이관해야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리부서에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.
③ 직제개편, 한시조직의 폐지 등으로 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리해야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 처리부서, 기록물의 형태 등을 구분하여 서가에 배치해야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
② 기록관장은 기록물을 안전하게 보존하기 위하여 보존환경의 유지, 정수점검, 보안대책 및 재난대비 계획 수립 등 필요한 조치를 마련해야 한다.

① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 지난 기록물에 대하여 처리부서 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.
② 기록관장은 심의회에서 폐기로 의결된 기록물에 대하여 적법한 절차에 따라 폐기를 집행해야 하며, 폐기 집행과정에서 개인정보나 업무상의 보안정보가 유출되지 않도록 주의해야 한다.

① 조례 제15조에 따른 아카이빙 선정에 대한 보존가치의 평가기준은 별표와 같다.
② 민간기록물의 보존가치를 평가한 결과 합산점수가 20점 이하인 경우에는 그 기록물을 수집하지 않을 수 있다.

기록관장은 민간기록물이 수집대상으로 결정된 때에는 별지 제1호서식의 기록물 수집카드를 작성해야 한다.

① 민간기록물을 무상으로 기증하고자 하는 자는 별지 제2호서식의 기록물 기증신청서를 구청장에게 제출해야 한다.
② 민간기록물이 기증 대상으로 결정된 경우 구청장은 별지 제3호서식의 기록물 기증증서를 기증자에게 발급해야 한다.

① 민간기록물을 전시 및 연구 등의 활용목적으로 위탁하고자 하는 자는 별지 제4호서식의 기록물 위탁보존신청서를 구청장에게 제출해야 한다.
② 민간기록물이 위탁보존 대상으로 결정된 경우 구청장은 그 기록물을 인수한 후 별지 제5호서식의 위탁기록물 확인서를 위탁자에게 발급해야 한다.
③ 위탁자가 기록물을 돌려받고자 할 때에는 별지 제6호서식의 위탁기록물 회수요청서를 구청장에게 제출해야 한다.
④ 위탁된 민간기록물은 위탁자의 소유권을 침해하지 않는 범위에서 공익 목적으로 활용될 수 있으며, 위탁수수료 및 관리는 무상으로 함을 원칙으로 한다.

① 구청장은 필요한 경우 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등의 방법으로 민간기록물의 사본을 수집할 수 있다.
② 구청장은 사본을 수집할 경우에는 별지 제7호서식의 기록물 사본 이용동의서를 받아야 한다.

구청장은 구술채록의 방법으로 민간기록물을 수집하려는 경우에는 구술에 응하는 기억보유자와 구술기록의 사용권한 및 제한범위 등을 협의한 후 별지 제8호서식의 구술동의 및 이용허가서를 받아야 한다.

① 구청장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 조례 제18조에 따른 구민기록활동가를 선발할 수 있다.
1. 공공기관 또는 공공단체 등에서 활동한 경험이 있는 사람
2. 일정한 지역에서 오랫동안 거주하여 그 지역사정을 상세히 알고 있는 사람
3. 그 밖에 민간기록물의 수집과 관련하여 경험과 지식이 있다고 인정되는 사람
② 구민기록활동가는 다음 각 호의 활동을 수행한 후 별지 제9호서식의 기록물 조사활동 보고서를 작성하여 기록관장에게 제출해야 한다.
1. 민간기록물 소재정보의 발굴ㆍ조사ㆍ수집
2. 개인 또는 단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물 확인
3. 그 밖에 민간기록물의 보존ㆍ관리 등에 관한 활동

기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 필요시 실태점검과 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.