서울특별시 서대문구 기록관 운영 규칙자치법규 2076575

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 서대문구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물” 이란 서울특별시 서대문구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리” 란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관” 이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템” 이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 보존매체 수록 등 이중보존을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 「서울특별시 서대문구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록업무를 담당하는 기획예산과에 설치하며, 기획예산과장이 기록관장이 된다. (개정 2010.10.1., 2018. 7. 4.)
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 구 및 그 소속기관의 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 관할 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록ㆍ관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 비공개 기록물의 공개 재분류
10. 보존서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 처리과의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
18. 비전자기록물의 전자화
19. 기록물의 검색ㆍ열람 및 사본 제공
20. 정보공개청구의 접수
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 처리과의 장은 제4조제3항에 따라 지정된 기록물관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.
1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항
3. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
4. 간행물 및 일반도서의 등록ㆍ관리에 관한 사항
5. 그 밖에 처리과의 기록물 관리에 관한 사항
③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 서울특별시 서대문구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록 물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부 및 접근권한 재분류, 분류 및 편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 하고, 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
② 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 모아 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 이 경우 처리과는 비공개 및 부분공개 기록물에 대하여 건 단위 또는 쪽 단위로 공개여부를 재분류하고, 별지 제1호서식에 따른 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출 후 이관하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제2호서식에 따른 기록관 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장과의 협의를 거쳐 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 이관시기를 연장할 수 있다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서간에 별지 제3호서식에 따른 기록물 인계ㆍ인수서를 작성ㆍ관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

처리과의 장은 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 전용시설 및 장비를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급 인가를 받은 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 보존기간이 경과한 기록물의 평가 및 폐기 등에 대해서는 제4장에 따른다.

기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 서울특별시 서대문구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

① 심의회 위원은 위원장을 포함한 5명 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여 구청장이 위촉 또는 임명한다. 이 경우 민간위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 심의회 위원 중 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다.
1. 기록물평가 관련 부서 담당주사
2. 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 구청장이 위촉한 사람
④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 문서관리담당주사가 된다.

① 심의위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행하여야 한다.
② 심의위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.

① 기록관장은 특별한 사정이 없는 한 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 대상시기 및 횟수를 정할 수 있다.
② 평가는 기록관으로 이관이 완료된 기록물을 대상으로 하되, 전자기록물은 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관이 완료된 경우, 비전자기록물은 해당 기록물의 이관이 완료된 경우 평가대상으로 선정할 수 있다.
③ 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하고, 별지 제6호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하여 별지 제6호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성하여야 한다.
② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표의 해당 단위과제 및 단위업무 보존기간과 해당 기록물의 관계 법령에서 정한 보존기간
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하되, 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 심의위원으로부터 별지 제4호서식의 기록물평가서면심의서를 제출받아 서면심의ㆍ의결할 수 있다.
③ 위원장은 기록물에 대한 충분한 검토를 위하여 심의회 개최 7일전에 기록물평가심의서 등 관련 자료를 심의위원에게 배포하여야 한다.
④ 심의는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 기록물 생산부서의 검토 의견
2. 전문요원의 심사 의견
3. 평가대상 기록물의 보존기간이 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표, 해당 기록물의 관계 법령에서 정한 보존기간과 상이한지 여부
4. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
5. 평가대상 기록물의 활용 가치
⑤ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
⑥ 기록관장은 심의회의 심의 결과를 구청장의 승인을 받아 최종 확정한다.
⑦ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제5호서식부터 제7호서식을 작성ㆍ관리 하여야 한다.

① 심의회에서 보존기간이 재책정된 기록물은 목록 등을 통해 보존기간 변경 이력을 관리하여야 하며, 대상 기록물에 재책정된 보존기간을 명기하여야 한다. 보존기간이 30년, 준영구, 영구로 재책정된 기록물은 이관연도가 도래하면 관할 영구기록물관리기관으로 이관한다.
② 심의회에서 보류로 의결된 기록물은 유예기간 경과 후 해당연도 평가대상에 포함하여 평가 절차를 다시 수행하여야 한다.
③ 심의회에서 폐기로 의결된 기록물은 기록물 유형에 따라 적합한 폐기계획을 수립하고, 적법한 절차에 따라 폐기를 집행하여야 한다.

기록관장은 심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 문서고에서 반출한다.

① 기록관리시스템의 저장장치나 이동 가능한 보존매체 또는 저장매체 등에 보존ㆍ관리되는 전자기록물을 폐기할 때에는 기록물관리담당자, 기록관리시스템담당자, 정보보안담당자 등의 책임 하에 폐기한다.
② 비전자기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해하여야 한다.

① 폐기 대행업체에 비전자기록물의 폐기 집행을 위탁한 경우 다른 폐기장소로 이송할 때에는 밀폐된 차량을 사용하여야 하며, 기록물관리담당자가 함께 탑승하여 안전하게 기록물을 이송할 수 있도록 관리하여야 한다.
② 기록물관리담당자는 기록물의 폐기 집행 시 대상기록물이 유출되지 않도록 각별히 주의하고, 폐기집행 과정에 입회하여 기록물의 완전 삭제 및 물리적 형태가 소멸되는 과정을 모든 작업이 종료될 때까지 감독하여야 한다.
③ 기록물관리담당자는 기록물의 폐기 집행 후 위탁업체로부터 폐기 집행된 기록물의 목록, 수량, 폐기 방법 등을 명시한 폐기 증명서를 수령ㆍ관리하여야 한다.

심의회의 심의 및 처분결과는 기록관리시스템을 이용하여 기록물철별로 등록ㆍ관리하여야 하며, 등록정보는 다음과 같다.
1. 기록물 평가 결과 및 사유
2. 재책정된 보존기간 또는 보류기간
3. 폐기일자 및 담당자 등 폐기 집행 결과

심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 관할 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검 및 유지보수를 하여야 한다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 등 기록관과 처리과의 비전자기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보를 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다.

전자화 기록물은 광디스크 또는 마이크로필름으로 제작하여 보존하되, 광디스크는 한번 입력 후 삭제ㆍ수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체를 사용하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
② 제1항의 백업계획 수립 시 백업담당자, 백업대상, 백업주기, 보관기간, 분산보관 등의 내용을 포함하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고 및 작업실, 전산실을 제한구역으로 설정하고 「보안업무규정」 및 「기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준」에 따른 비밀취급인가를 취득한 기록물 보안담당자를 지정ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관의 보존서고 및 작업실, 전산실은 외부 인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 보존서고와 전산실의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 설치ㆍ운영, 기록물의 대피 우선순위 및 근무자 안전규칙 등을 포함한 재난대비계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 보존 기록물의 정수 점검 및 보존상태 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.

기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
3. 공무원이 아닌 사람이 열람하고자 하는 경우에는 정보공개법령의 절차에 따라 열람할 수 있다. 다만, 행정박물과 배포를 목적으로 한 간행물 등은 정보공개신청 없이 열람할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사 하고자 하는 사람은 별지 제8호서식에 따른 기록물 열람ㆍ복사신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 하며, 담당 직원의 지시에 따라 기록관 안에서 열람ㆍ복사하여야 한다. 이 경우 기록관장은 열람ㆍ복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물을 대출받고자 하는 사람은 별지 제9호서식에 따른 기록물 반출ㆍ반입신청서를 기재하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 승인을 거쳐 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 기간을 달리 할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 및 대출받고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출받고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

금지) 누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 처리과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.