서울특별시 도봉구 기록관 운영 규칙자치법규 2075452

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 도봉구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2019.6.13.>
1. “기록물”이란 서울특별시 도봉구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 및 활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무ㆍ열람ㆍ기록물 정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관 및 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 “규정”이라 한다) 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템 및 행정정보시스템을 말한다.

① 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 규칙에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 한다.
② 기록관장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립하여 시행하며 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2019.6.13.>

이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령 등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 「서울특별시 도봉구 행정기구 설치 조례 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다)에 따라 기록물 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리기술, 기록정보 관리 및 보존업무 등에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관 업무 중 비밀기록물의 관리업무는 시행규칙에 따라 보안업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다.
② 기록관 업무 중 전자기록생산시스템 운영 관련 업무는 시행규칙에 따라 전자문서시스템 관리업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다.
③ 기록관 업무 중 간행물 발간에 따른 인쇄물 계약 전 간행물 등록확인은 시행규칙에 따라 계약업무를 담당하는 부서의 장이 수행한다.
④ 기록관 업무 중 처리부서별 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 따르는 모든 사항은 규정에 따라 처리부서의 장이 수행한다.
⑤ 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통지
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물 및 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리
9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검(整數點檢) 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비 관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
21. 정보공개 접수창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
⑥ 제5항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 서울특별시 도봉구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리 및 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 두 차례만 연임할 수 있다. <개정 2016.10.20.>
③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다.
④ 자문위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록 및 관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수할 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록하여야 한다. 다만, 규정 제3조제11호 및 제12호에 따른 업무관리시스템 또는 행정정보시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.

① 기록관장은 구 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부, 접근권한 재분류 및 분류ㆍ편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 하고, 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 통지하여야 한다.
② 기록관장은 처리부서의 기록물 생산현황 결과를 모아서 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통지하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 이관받아야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 미리 기록물이관시기연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장이 이관시기연장을 승인한 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리부서 등에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

처리부서에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간 및 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ관리하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출 방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 지난 기록물에 대해서는 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사 및 서울특별시 도봉구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기로 구분하여 처리하여야 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 영 제43조에 따른 보존기간이 지난 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항 [전문개정 2016.10.20.]

① 심의회의 위원은 위원장 1명을 포함한 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가와 소속 공무원으로 구성하되 민간전문가를 2명 이상 포함시켜야 한다. 이 경우 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 두 차례만 연임할 수 있으며, 구 소속 공무원인 위원의 임기는 해당 업무부서에 재직하는 기간으로 한다. <개정 2016.10.20.>
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 구청장이 임명 또는 위촉한다.
1. 구 소속 기록물 평가 관련 부서 팀장
2. 역사학, 행정학, 문헌정보학 및 기록관리학 등 관련 전공자로서 기록물의 평가와 관련하여 학식과 경험이 풍부한 사람
④ 심의회에 심의회의 사무를 처리할 간사 1명을 두되, 간사는 기록관의 기록물 업무 담당자로 한다. [제목개정 2016.10.20.]

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 심의회의 회의에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제2호서식부터 제4호서식까지를 작성하여 관리하여야 한다.

기록관장은 제16조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 폐기 또는 보류를 결정할 때에는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제3호서식에 작성하여 심의회에 제출하여야 한다. <개정 2019.6.13.>

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 아니 된다. <개정 2019.6.13.>

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접적으로 관련되어 참석하는 경우에는 그러하지 아니하다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6에 따른 보존시설 및 장비의 기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실 및 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록 제출 및 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 기록관, 생산부서 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 신속하게 기록정보를 검색ㆍ활용할 수 있도록 전자화를 추진하여야 한다. <개정 2019.6.13.>

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광파일 또는 CD(Compact Disk)자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. <개정 2019.6.13.>
② 제1항의 백업계획 수립 시 백업담당자, 백업대상, 백업주기, 보관기간 및 분산보관의 내용을 포함하여야 한다. <개정 2019.6.13.>

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및 「보안업무규정 시행규칙」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부
2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입력ㆍ출력 대장을 관리하여야 한다.

기록관의 열람시간은 공무원 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원: 열람만 가능(기록관 밖으로의 대출은 금지한다)

① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로의 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로의 음식물 등의 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사하려는 사람은 별지 제5호서식을 작성하고, 기록관 안에서 열람ㆍ복사하여야 하며, 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당 직원이 대행하여 할 수 있으며 열람ㆍ복사에 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. <개정 2019.6.13.>
③ 기록관의 시설을 이용하려는 경우에는 미리 기록관장의 승인을 받아야 한다.

① 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출: 공무원 근무시간 내
2. 대출기간: 7일 이내(다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장 가능)
② 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제6호서식을 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다. <개정 2019.6.13.>
③ 기록관장은 제1항제2호에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우
3. 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우
5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 가져오는 기록물인 경우
6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 미리 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가대출 및 연장신청을 거부할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 만료 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 구 및 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다.
② 기록관장은 구 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.

이 규칙 운영에 필요한 세부사항은 구청장이 따로 정할 수 있다.