서울특별시 강북구 기록관 운영 규칙자치법규 2073148

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강북구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다)제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 법 제3조제4호에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조제1항에 따라 설치한 서울특별시 강북구 기록관을 말한다.
4. "기록관리시스템"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다)제2조제8호에 따른 시스템을 말한다.
5. "전자기록생산시스템"이란 영 제2조제7호에 따른 시스템을 말한다.

이 규칙은 서울특별시 강북구(이하 "구"라 한다) 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 「서울특별시 강북구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다. <개정 2019.4.26.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.

기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2019.4.26.>
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
3. 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제4호에 따른 처리과(이하 "처리과"라 한다) 기록물 생산현황의 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
4. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
5. 처리과 생산 기록물의 인수
6. 보존기간 30년 이상 기록물의 지방기록물관리기관으로의 이관
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기
8. 비공개기록물의 공개 재분류
9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립ㆍ시행
10. 기록관리기준표의 보존기간 확정
11. 기록관리시스템의 운영
12. 보존기간 30년 이상 비전자기록물의 전산화
13. 기록물 정리 및 정수점검
14. 보존서고 시설 및 보안ㆍ보존 장비 관리
15. 기록물의 검색ㆍ열람 제공
16. 기록물 수집 및 편찬ㆍ전시
17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

처리과의 부서장은 기록물관리책임자를 지정하여 기록관으로 통보하여야 한다.

처리과 기록물관리책임자는 기록관과 협조하여 다음과 같은 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.
1. 기록물의 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 등록 여부 확인
2. 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 시청각기록물의 생산 여부 확인 및 관리
3. 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물의 정리
4. 매년 5월 31일까지 별지 제1호서식에 따른 부서 보유 기록물 목록 작성 및 생산현황 보고
5. 처리과 보유 기록물의 기록관 이관
6. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기 의견 제출
7. 비공개기록물의 공개 여부 의견 제출
8. 처리과 기록관리기준표의 보존기간 검토
9. 처리과 문서고 및 문서 캐비닛 관리
10. 부서 간 업무 이동 시 별지 제2호서식에 따른 기록물인계인수서의 작성 및 기록관 통보
11. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관장은 연 1회 이상 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 확인하기 위해 지도ㆍ점검을 실시할 수 있다.

기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관 서고의 관리책임자를 지정하여야 한다.

① 처리과에서 이관한 기록물은 별지 제3호서식에 따라 관리번호, 생산부서명, 생산연도, 보존기간, 철제목, 위치정보 등을 목록으로 정리하고 서가에 배치하여야 한다.
② 기록관장은 주기적으로 기록물의 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.

① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하여 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하여야 하며, 관람ㆍ견학 등의 사유로 부득이하게 출입하려는 사람은 기록관장의 허가를 받아야 한다.
② 기록관장은 영 제60조에 따라 서고면적, 작업실, 열람실, 공기조화설비, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등의 구축을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록관장은 보존기간 30년 이상 비전자기록물을 전산화하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용 및 이중 보존 체계를 마련하여야 한다.

기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다음과 같은 역할을 수행한다.
1. 기록관리기준표의 단위과제별 보존기간 검토
2. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기의 심의ㆍ의결
3. 기록물관리에 관한 조사ㆍ연구 제안 및 수집ㆍ전시 자문

① 심의회는 영 제43조제5항에 따라 5명 이내의 민간 전문가 및 공무원으로 구성하되 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 하며, 원활한 회의 진행을 위하여 간사는 기록물관리 담당부서의 팀장과 전문요원으로 한다. <개정 2019.4.26.>
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다.
1. 구 소속의 과장급 이상 부서장
2. 「고등교육법」제14조에 따른 대학의 기록관리학, 역사학, 행정학, 문헌정보학, 법학 등 관련 분야 학과 교원
3. 관련 분야 학회의 추천을 받은 전문가 또는 관련 분야 연구기관의연구원 이상의 연구자
4. 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 구 소속 공무원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 기록물평가서면심의서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 간사는 심의회 사무를 처리하기 위하여 별지 제5호서식의 기록물 평가심의의결서 및 별지 제6호서식의 기록물평가심의회 회의록과 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다.

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 아니 된다.

심의회의에 참석한 위원 중 공무원이 아닌 위원에게는 예산의 범위에서 수당을 지급할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원
3. 기록관장의 허가를 받은 사람

① 기록관의 열람 시간은 토요일 및 공휴일을 제외한 9시부터 18시까지로 한다. 다만, 부득이하게 그 외의 시간에 열람하려는 사람은 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.
② 기록물을 열람하려는 사람은 별지 제7호서식을 작성하여야 한다.
③ 기록물을 열람하려는 사람은 기록관 담당 직원의 지시를 반드시 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니 된다.
1. 보존서고 무단출입
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 보존서고 및 열람실에서 음식물을 반입ㆍ섭취하거나 흡연을 하는 행위
4. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
5. 기록물의 훼손ㆍ오염ㆍ손상 또는 파기
④ 기록물을 열람하려는 사람이 제20조제3항 각 호에 해당하는 행위를 하였을 경우, 기록관장과 기록관 담당 직원은 퇴장을 지시할 수 있다.

① 기록물을 복사하려는 사람은 별지 제7호서식을 작성하여야 하며, 기록관장은 복사에 발생하는 비용을 신청인에게 청구할 수 있다.
② 다음 각 호의 기록물을 복사한 사람은 복사본이 유출되지 않도록 업무에 활용한 후에는 즉시 분쇄하여야 한다.
1. 「보안업무규정」에 따른 비밀 기록물
2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 따른 부분공개ㆍ비공개 기록물

① 기록관의 대출 신청 시간은 토요일 및 공휴일을 제외한 9시부터 18시까지로 한다. 다만, 부득이하게 그 외의 시간에 대출하려는 사람은 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.
② 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제8호서식을 작성하여야 한다.
③ 기록물을 대출한 사람은 대출 후 14일 이내에 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 1회에 한정하여 기록관장의 허가를 받아야 한다.
④ 기록관장은 기록물의 특수한 보존 상태나 성격을 고려하여 대출 기간을 조정할 수 있다.
⑤ 기록물을 대출한 사람은 기록관장의 허가 없이 제3자 또는 다른 기관에 빌려주어서는 안 된다.

① 기록물을 대출한 사람은 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출 기간이라도 지체 없이 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장
2. 기록관장이 반납을 요구하는 경우
② 기록관장은 대출한 사람이 특별한 사유 없이 대출 기간 내에 반납하지 않으면 두 차례 반납을 독촉한 후 강제 회수하여야 한다.

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ복사ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 「보안업무규정」에 따른 비밀 기록물
2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 따른 부분공개ㆍ비공개 기록물
3. 제1호 및 제2호에 해당하는 기록물과 관련 없는 업무를 수행하고 있는 공무원
4. 관보, 정기간행물, 홈페이지 등 이미 공개된 정보
5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물
6. 보존기간 30년 이상의 중요기록물의 대출
7. 제20조제3항, 제21조제2항, 제22조제5항을 위반한 사람
8. 특별한 사유 없이 반복적인 열람ㆍ복사ㆍ대출로 기록물관리 업무 수행에 지장을 초래하는 경우
9. 그 밖에 열람ㆍ복사ㆍ대출에 적합하지 않은 기록물로 기록관장이 판단한 경우