서울특별시 강남구 기록관 운영 규칙자치법규 2072342

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 강남구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록관”이란 서울특별시 강남구(이하 “강남구”라 한다) 및 그 소속기관의 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다.
2. “처리과”란 업무처리를 주관하는 과ㆍ담당관ㆍ동주민센터 등을 말한다.

기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 「서울특별시 강남구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록관 운영 및 기록물 관리 업무를 담당하는 부서에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 체계적ㆍ전문적인 기록물관리를 위하여 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ이관ㆍ보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용에 관한 사항
3. 기록관리 기준표의 관리
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록관 서고 및 시설ㆍ장비관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 강남구 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 소관 비전자기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 및 통계관리
20. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
21. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 서울특별시 강남구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 기록관리학, 역사학, 문헌정보학 또는 행정학 등 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람 중에서 구청장이 위촉한다.
③ 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다.
④ 구청장은 자문을 수행한 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 강남구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대하여 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 처리과는 매년 2월말까지 전년도에 생산 또는 접수를 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 해야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다.
③ 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 모아서 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산 완결한 기록물을 이관받아야 한다. 다만, 전자기록물이 아닌 기록물은 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있으며, 별지 제1호서식인 이관목록을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항에 따라 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 별지 제2호서식인 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생시 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견 조회, 전문요원의 심사 및 서울특별시 강남구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 기록관장은 특별한 사정이 없으면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.
③ 처리과 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제3호서식에 따른 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 기록물평가심의서를 작성하여야 한다.
② 심사는 다음의 각 호의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표의 해당 단위과제
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 모든 기록물은 제17조에서 정하는 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 하며, 기록관장은 심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 반출한다.
② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 등의 방식으로 수행하여 기록물 내용이 파악되지 않도록 하여야 한다.

심의회는 다음 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적적성 여부
2. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
3. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내로 구성하고, 위원장은 기록관장으로 한다.
② 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 구청장이 임명 또는 위촉하되, 제3호의 민간전문가를 2명 이상 포함하여야 한다.
1. 동주민센터 관리 담당 팀장
2. 기록물 관리 담당 팀장
3. 기록관리학, 문헌정보학, 역사학, 행정학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 민간전문가
③ 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다.
④ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하면 소집한다.
② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호서식인 기록물서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.

① 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관의 기록물 업무 담당자가 한다.
② 간사는 별지 제5호서식의 기록물심의의결서 및 별지 제6호서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위촉직 위원에게는 예산의 범위에서 수당, 여비를 지급할 수 있다.

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 안 된다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ 관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물 관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 전자화 기록물은 CD, USB 또는 외장하드 자료로 구분하여 관리한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
③ 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 또는 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 주기적으로 점검하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태
2. 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부
3. 기록관의 온도 및 습도상태
4. 보존 기록물의 열람 및 대출상황
5. 그 밖에 기록관 운영에 필요한 사항

기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하면 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 강남구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원은 열람에 한정하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내에 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사하려는 사람은 별지 제7호서식인 기록물 열람ㆍ복사신청서에 기재하고, 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 하는 것을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제8호서식인 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 제2호에도 불구하고 기록관장은 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하려는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 손실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 특성상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간까지 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 강남구 및 소속기관의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.