삼척시 기록관 운영 규칙자치법규 2070797

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제10조에 따라 삼척시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
2. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.<개정 2026.3.27.>
5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 삼척시 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장은 총무과장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 보존정리 및 관리, 활용
3. 기록관리기준표 운영 및 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 비공개기록물의 공개 재분류
9. 기록관 보존서고 관리
10. 기록물 정수 및 실태점검
11. 기록물관리 지도ㆍ교육ㆍ운영계획의 수립 및 시행
12. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 기록관의 시설 및 장비관리
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 주요 활용대상 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
16. 소관 비전자기록물의 전자적 관리
17. 보존가치가 높은 중요 기록물의 보존매체 수록
18. 기록관 보존기록물의 검색ㆍ열람제공
19. 기록물 수집, 편찬, 전시, 홍보
20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 법 제27조의2 및 영 제43조에 따라 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성ㆍ운영한다.
② 심의회는 영 제43조제5항에 따라 5명 이내의 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하고, 2명 이상의 민간 전문가를 포함 한다. <개정 2021.10.22.>
③ 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
④ 심의회 위원은 다음 각 호와 같이 하고, 시장이 위촉한다.
1. 당연직 위원 : 안전건설국장, 총무과장<개정 2021.04.16.>
2. 위촉직 위원 : 행정업무 및 기록관리분야 전문가로서 기록물 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 민간 전문가
3. 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하되, 1회 한하여 연임할 수 있다.
⑤ 심의회의 사무 처리를 위하여 기록물관리팀장을 간사로 두고, 전문요원을 서기로 둔다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 수행한다.
1. 기록관리기준표의 단위과제별 보존기간 검토
2. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기의 심의ㆍ의결
3. 기록물관리에 관한 조사ㆍ연구 제안 및 수집ㆍ전시 자문

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정하는 바에 의한다.
③ 위원장은 필요하다고 인정되는 경우 관련부서의 실무담당자를 회의에 참석시킬 수 있다.
④ 위원장은 심의회 사무를 처리하기 위하여 기록물평가심의회 의결서 및 회의록과 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」별지 제10호서식의 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다.

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 누설해서는 아니 되며, 그 직책에서 물러난 후에도 또한 같다.

심의회에 참석한 위촉직 위원에게는 「삼척시 각종 위원회 구성 및 운영 등에 관한 조례」에서 정한 예산의 범위에서 필요한 경비를 지급할 수 있다.

기록관장은 처리과의 기록물관리를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

처리과 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 처리과 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 처리과 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 처리과 보유 기록물 목록작성 및 생산현황 보고
7. 기록물평가 시 처리과 의견 제출
8. 비공개기록물의 공개재분류 처리과 의견 제출
9. 처리과 문서고 관리
10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관장은 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 연 1회 이상 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 확인하기 위해 지도ㆍ점검을 실시할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 보존서고의 관리책임자를 다음 각 호와 같이 지정하여 운영하여야 한다.
1. 본청 : (정)자치행정국장 (부)총무과장
2. 직속기관 및 사업소 : (정)관서의 장 (부)주무담당주사
3. 읍면동 : (정)읍면동의 장 (부)부읍면장 또는 주무담당주사
② 서고관리책임자는 별지1호서식의 기록물 보존서고 출입자 통제부를 비치하고 보존서고 출입자를 기록관리 하여야 한다.

① 기록관 보존서고로 이관된 기록물은 처리과별, 보존기간별, 유형별로 서가에 배치하고 철제목, 생산연도, 보존기간, 처리과명 등 기록물 정보를 목록으로 정리하여 관리하여야 한다.
② 기록관장은 기록관 보존서고 보유기록물에 대하여 정기적으로 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.

기록관장은 영 제60조에 따라 서고면적, 작업실, 열람실, 공기조화설비, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등 기록물 보존을 위한 적정 환경 구축을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하여 「보안업무규정」에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하여야 하며, 관람ㆍ견학 등의 사유로 부득이하게 출입하려는 경우 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 기록관장은 출입인원, 보존시설, 전산장비, 기록물 등에 대한 보안대책과 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 서고의 전원 및 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부
2. 서고 출입 및 기록물의 열람ㆍ대출상황 확인 점검

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 삼척시 및 그 소속기관의 직원
2. 기록관장의 허가를 받은 사람

기록관 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장 또는 단축, 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록물을 열람하려는 사람은 기록관 직원의 지시에 따라 기록관 안에서 하여야 하며, 열람이 끝날 때 까지 기록관 직원이 입회하여야 한다.
② 기록물을 열람하려는 사람은 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손ㆍ손상 또는 파기
2. 열람실 외 무단반출
3. 보존서고 무단출입
4. 기록관 시설 훼손 또는 파괴
5. 음식물 반입ㆍ섭취 및 흡연
③ 기록물을 열람하려는 사람이 제21조제2항 각 호에 해당하는 행위를 하였을 경우 기록관장과 기록관 직원은 퇴장을 명할 수 있으며, 제26조에 따라 처리할 수 있다.

① 기록물의 복사는 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관장은 기록물을 복사하려는 사람에게 복사 등에 소요되는 비용을 부담하게 할 수 있다.
② 기록물을 복사한 사람은 복사본을 이용목적 외 유출ㆍ활용해서는 안되며, 목적에 따른 활용이 종료된 후에는 즉시 파쇄하여야 한다.

① 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제2호서식 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 작성하여야 한다.
② 보존기록물의 대출기간은 주말 및 공휴일을 제외한 10일 이내로 하며, 5일 이내에 한하여 연장할 수 있다. 다만, 기록관장은 기록물의 특수한 보존 상태나 성격을 고려하여 대출기간을 조정할 수 있다.
③ 보존기록물의 대출은 삼척시 및 소속기관 외 반출을 금함을 원칙으로 한다. 다만, 부득이한 사유로 삼척시 및 소속기관 외 지역으로 반출하고자 하는 때에는 별지 제3호서식 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야한다.
④ 기록물을 대출한 사람은 기록관장의 허가 없이 제3자 또는 다른 기관에 빌려주어서는 안 된다.

기록물을 대출한 사람은 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출 기간이라도 지체 없이 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장
2. 기록관장이 반납을 요구하는 경우

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ복사ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 「보안업무규정」에 따른 비밀 기록물
2. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우
3. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
4. 제21조제2항, 제22조제2항, 제23조제4항을 위반한 사람
5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물
6. 보존기간 30년 이상의 중요기록물의 대출
7. 특별한 사유 없이 반복적인 열람ㆍ복사ㆍ대출로 기록물관리 업무 수행에 지장을 초래하는 경우
8. 그 밖에 열람ㆍ복사ㆍ대출에 적합하지 않은 기록물로 기록관장이 판단한 경우

① 기록물을 열람ㆍ복사 또는 대출한 자가 그 기록물을 오손 또는 파손한 경우에는 원상태로 복원할 책임이 있으며 기록관장은 그 사람에게 복원처리에 발생되는 금전적 비용을 청구할 수 있다.
② 서고 내 시설 및 장비를 파손 또는 훼손하였을 경우에 동일한 장비나 금전으로 변상하여야 한다.