부산광역시동래구 기록관 운영 규칙자치법규 2061963

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부산광역시동래구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 부산광역시동래구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자 문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.<개정 2017.6.1.>
6. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 부산광역시동래구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 「부산광역시동래구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 그 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조에 따른 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.<개정 2017.6.1.>

① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 관할 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류
10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 소관 비전자기록물의 전자화
16. 보존가치가 높은 보존기간 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 및 사본 제공
18. 소관 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 부산광역시동래구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 기록관장의 요청에 따라 구청장이 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 구 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 영 제17조부터 제19조까지에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여야 한다.
② 기록관장은 수집한 주요기록물 정보자료와 민간기록물을 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 관리하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산된 기록물을 정리하고 그 기록물 생산현황을 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관이 지정하는 기간까지 기록물과 별지 제1호서식의 이관목록을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 사전에 별지 제2호서식의 기록물이관 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 처리과에서 활용할 수 있으며, 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등으로 업무를 인계인수하는 부서 간에는 별지 제3호서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록물과 별지 제4호서식의 비밀기록물이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

① 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 기록관장은 특별한 사정이 없으면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.
③ 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대해서는 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제5호서식의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 별지 제5호서식의 기록물평가심의서에 평가 의견을 작성하여야 한다.
② 심사는 다음 각 호 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표의 해당 단위과제
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기 목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 기록관 서고에서 반출한다.
② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 수행하여야 한다.

① 기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 부산광역시동래구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.
② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내로 구성하되, 당연직 위원 3명과 위촉직 위원 2명으로 구성한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관리 업무 담당 국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.<개정 2025.7.1.>
④ 위원장을 제외한 당연직 위원은 기획감사실장, 기록관장으로 하고, 위촉직 위원은 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 민간전문가 중 구청장이 위촉한다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록관리 업무 담당계장으로 한다.
⑥ 구청장은 위원이 사퇴하거나 직무를 수행할 수 없다고 판단될 때 임기 중에도 위원의 위촉을 해제할 수 있다.

위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재임하는 기간으로 하고, 인사발령 등 변동이 있을 때에는 후임자가 자동 승계한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간이 경과된 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부
2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항
3. 비공개기록물의 공개여부 분류에 관한 사항
4. 그 밖의 기록물의 평가 및 폐기와 관련된 사항

① 위원은 심의에 앞서 별지 제6호서식의 기록물평가심의서약서를 작성하고, 기록물 평가심의 기준을 철저하게 준수하여야 한다.
② 심의회의 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 외부에 누설하여서는 아니 된다.

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제7호서식의 기록물서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
⑤ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제8호서식의 기록물평가심의 의결서와 별지 제9호서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

보존기간이 경과한 기록물을 평가심의 할 때, 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간을 재책정하거나 보류로 구분하여 처리해야 한다.
1. 역사적 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물
2. 증거적ㆍ행정적 가치가 높은 기록물로서 보존할 필요가 있는 기록물
3. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물
5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증명에 필요한 중요 기록물
6. 민원증명, 이해분쟁 및 소송 등과 관련된 자료로 보존이 필요한 기록물
7. 징계 시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖의 관계법상 보존이 필요한 기록물
8. 영 제26조에 따른 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존 기간이 영구 또는 준영구 대상인 기록물로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
9. 그 밖에 사회ㆍ문화적으로 중대한 가치가 있어 후대에 남겨줘야 할 필요가 있다고 판단되는 기록물

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.

심의회에 참석한 위촉직 위원에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에 따라 보존시설ㆍ장비 및 환경 기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 운영할 수 있다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 설치ㆍ운영, 기록물의 대피 우선순위 및 근무자 안전수칙 등을 포함한 재난대비계획을 수립하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 보존 기록물의 정수점검 및 상태점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관의 서고관리자는 별지 제10호서식의 기록관보안 점검 일지 및 별지 제11호서식의 기록관 보존환경 일일 점검표를 작성ㆍ관리하여야 한다.

기록관의 열람시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장 또는 단축 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 밖으로 대출은 금지한다.
3. 공무원이 아닌 사람이 열람할 경우에는 정보공개 관계 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다. 다만, 행정박물과 배포를 목적으로 한 간행물 등은 정보공개신청 없이 열람할 수 있다.
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

열람은 기록관에서 지정한 공간으로 제한하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람 공간 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람공간으로 음식물 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 경우는 별지 제12호서식 기록관 기록물 열람대장에 기록물 대출내역을 기재한 후 기록관장의 승인을 받아야 한다.
3. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 연장할 수 있다.
4. 기록관장은 제3호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 기간을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 또는 대출하려는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 또는 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출한 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출한 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 구 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 지도ㆍ점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 구 및 소속기관 처리과의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.