부산광역시 동구 기록관 운영 규칙자치법규 2061604

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 부산광역시 동구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “기록물”이란 부산광역시 동구 본청ㆍ소속기관ㆍ하부 행정기관 및 동구의회(이하 “각 부서”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 수반되는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 등을 모두 갖춘 기관을 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물관리담당부서에서 운영하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리담당부서의 장이 된다.
② 기록관장은 기록물관리의 효율적인 수행을 위하여 전문요원과 기록물관리ㆍ기록관리시스템 운영 등의 업무에 필요한 인원을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 각 부서의 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 해당 부서의 장으로 하여금 부서 내 기록물관리책임자를 지정하여 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 각 부서로부터 인수한 기록물을 기록물의 형태, 처리부서, 보존기간 및 생산연도 등으로 구분하여 보존서고에 배치하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 보존ㆍ활용ㆍ열람 등을 위하여 적정한 공간을 확보하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리 책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용할 수 있도록 기록관리시스템 관련 장비를 갖추어야 한다.
② 기록관리시스템은 각 부서의 전자기록생산시스템, 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연결하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
③ 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

① 기록물의 열람과 대출은 각 부서의 소속 공무원을 대상으로 한다.
② 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 담당직원의 안내에 따라야 한다.
③ 기록물을 대출 받은 사람은 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ전출ㆍ장기출장 또는 기록관장의 요구 시 그 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다. <개정 2018.11.9.>

① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 또는 대출을 제한할 수 있다. <개정 2018.11.9.>
1. 비밀 또는 대외비로 분류되는 기록물인 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 또는 대출을 신청하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 다른 사람에게 손해를 끼치거나 행정업무에 지장을 초래하는 경우
② 제6조제1항에 따라 대출받은 기록물은 다른 사람에게 대여할 수 없다.

① 각 부서의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대한 대사와 별지 제1호서식의 기록물평가심의서에 따른 폐기심사를 위하여 5급 이상 공무원 1명을 포함한 4명 이내의 소속 공무원을 기록물평가심사관으로 지정하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 사업소의 경우는 6급 이상 공무원 1명을 포함한 3명 이내의 소속 공무원을 기록물평가심사관으로 지정할 수 있다.
③ 제1항에 따라 지정된 기록물평가심사관의 업무는 다음 각 호와 같다.
1. 기록물평가심의서에 따른 해당부서 보존기록물 폐기여부 등 심사
2. 해당부서별 기록물평가심의서 확정

① 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조에 따라 부산광역시 동구청장(이하 “구청장”라 한다)은 기록물의 폐기 등에 관한 사항을 심의하기 위하여 “부산광역시 동구 기록물평가심의회”(이하 “심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다.
② 심의회는 위원장 1명과 기록관장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하며, 민간 위원은 2명 이상으로 한다.
③ 심의회의 위원장은 총무국장이 되고, 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 위원장이 임명 또는 위촉한다. <개정 2018.11.9., 2019.2.1., 2019.7.1., 2022.10.04.>
1. 각 부서의 장
2. 역사학, 법학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자 또는 기록물의 보존가치 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 <개정 2018.11.9.>
④ 위촉 위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리업무 담당주사로 한다.
⑥ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 기록관장이 요청한 사항<개정. 2020.10.08.>
⑦ 심의회는 위원장 또는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
⑧ 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑨ 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 된다.

① 각 부서의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대한 보존기간을 재책정하거나 폐기 또는 보류를 위하여 기록물평가심사관의 의견을 적은 기록물평가심의서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 기록관장은 제1항에 따라 제출받은 기록물평가심의서상의 기록물에 대하여「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조에 따라 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간을 재책정하거나 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

① 기록관장은 각 부서의 기록물 관리 및 운영 실태를 점검할 수 있다.
② 기록관장은 각 부서의 기록물관리책임자를 대상으로 기록물 관리업무에 따른 교육을 실시할 수 있다.

① 기록관장은 기록보존실 및 보존서고를 「보안업무규정」 제32조제2항의 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 제8조에 따른 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하는 등 보안관리를 철저히 하여야 한다. <개정 2017.9.15., 2018.11.9.>
② 기록물 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. <개정 2018.11.9.>

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 정한다.