동두천시 기록관 운영 규칙자치법규 2053680

이 규칙은『공공기록물 관리에 관한 법률』제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 동두천시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 뜻은 다음과 같다.
1. "소속 행정기관"이란 시 직속기관ㆍ사업소 및 동 주민센터를 말한다.
2. "기록물"이란 동두천시(이하"시"라 한다) 본청 및 소속 행정기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ수집ㆍ보존ㆍ활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.
4. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 전산실, 기록관리시스템 및 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다. <개정 2017.12.4.>

이 규칙은 시 본청 및 소속 행정기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 동두천시 기록관(이하 "기록관"이라 한다)은 자치행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하"기록관장" 이라 한다)은 자치행정과장이 된다. <개정 2015.5.2., 2017.12.4.>
② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하"전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ보존 및 활용
3. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 이관
4. 기록관리기준표의 관리
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
9. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
10. 기록관의 시설 및 장비관리
11. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
12. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
13. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.

① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하"영"이라 한다) 제17조 부터 제19조에 대한 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수 등록 번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록 정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 각부서(이하"처리과" 라 한다)에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정 등에 대한 교육을 실시 하여야 하며, 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록 생산시스템을 이용하여 통보하여야 한다.<개정 2017. 12. 4.>
② 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 관할 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2017. 12. 4.>

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로 부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 대한 기록물이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 가산일로부터 10년 이내에 처리과 등에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치,운영 하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하여야 한다. 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청 및 그 소속 행정기관의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청과 소속 행정기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 동두천시기록물평가심의회(이하"심의회"라 한다)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 수시로 관장이 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간 전문가 2명을 포함하여 구성한다.<개정 2017. 12. 4.>
④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항
⑤ 심의회 회의는 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 기록관업무 담당이 된다.

① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서「동두천시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 수당ㆍ여비 등의 실비를 지급할 수 있다.<개정 2017. 12. 4., 2026. 5. 6.>

① 처리과의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 담당 1명을 포함한 소속공무원 3명을 기록물평가심사자(이하"심사자"라 한다)로 지정하여야 한다.
② 제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물 목록에 따른 소관 부서의 보존기록물을 대사하고 폐기 여부를 심사
2. 소관 부서별 기록물평가심의서 확정
③ 심사자는 기록물평가심사 결과에 대하여 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.

모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정비점검을 실시하여야 한다.
② 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수 할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치 하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 시간과 같이 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 담당공무원의 지시에 따라야 한다.
③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호서식에 따른 보존기록물 그 내용을 기재하고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재 하여야 한다.
④ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장 할 수 있다.<개정 2017. 12. 4.>
⑤ 대출받은 공무원이 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

기록관의 보존기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 본청 및 소속 행정기관의 공무원
2. 다른 기관의 공무원과 공무원이 아닌 자로서 학술연구나 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자(단, 열람에 한하며 대출은 금지한다.)

열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손이나 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 분실이나 파손되기 쉬운 기록물인 경우<개정 2017. 12. 4.>
7. 대출로 인해 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람에게 다시 빌려 줄 수 없다.