대구광역시 기록관 운영 규칙자치법규 2047314

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 대구광역시 기록관 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. “소속기관”이란 대구광역시(이하 “시”라 한다)의 직속기관과 사업소를 말한다.
2. “처리부서”란 기록물을 생산ㆍ접수하고 사무처리를 주관하는 실, 과, 담당관을 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리ㆍ활용하기 위하여 필요한 서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

이 규칙은 시 본청과 소속기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 이 규칙이 정하는 대로 따른다.

① 기록관은 「대구광역시 행정기구 및 정원 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 그 부서의 장이 기록관장이 된다. <개정 2019.10.30.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리, 보존, 열람, 대출, 기록관리시스템 운영 및 그 밖의 기록물관리 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립과 시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물(行政博物), 시청각 기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리
8. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개 기록물과 비밀기록물의 공개 재분류
10. 서고 관리
11. 기록물 정수 점검과 상태 점검
12. 기록물관리 지도ㆍ감독과 교육 계획 수립 및 시행
13. 시 본청과 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설과 장비 관리
16. 기록관리시스템의 운영ㆍ관리
17. 활용 대상 주요 기록물의 디지털 자료 변환과 검색ㆍ열람 제공
18. 소관 비전자 기록물의 전자화 추진
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 및 대출 관리
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 소관 기록물의 통계 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 대구광역시장(이하 “시장”)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로 시장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하며 한 차례 연임할 수 있다.
③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 시장이 따로 정한다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 시 본청과 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 모든 처리부서는 기록물을 생산하거나 접수한 즉시 전자기록생산시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.
③ 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하도록 하여야 한다.

① 시 본청과 소속기관의 처리부서는 매년 2월 말까지 전년도에 생산 완결된 기록물의 공개여부와 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정을 실시하여야 한다.
② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템과 그 밖의 양식으로 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 시 본청과 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 시 본청과 소속기관 처리부서의 장은 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관 연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리부서의 업무 참고자료로 활용할 수 있으며, 그 활용이 끝난 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 업무를 인계인수하는 처리부서의 장은 기록물 인계서ㆍ인수서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물의 관할을 기록관으로 옮겨서 관리하도록 하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

기록물의 평가와 폐기는「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회의 구성과 운영에 관하여는 제4장 기록물평가심의에 따라 정한다.

① 각 처리부서의 장은 기록관에 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 정확한 평가를 위해 사무관 1명과 기록물관리책임자 1명을 기록물평가심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 지정ㆍ운영하여야 한다.
② 제1항의 심사관은 기록물평가심의서의 목록과 기록물 원본을 대조 확인한 후, 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기로 구분하여 기록물을 심사하고 그 결과를 기록관장에게 제출한다.

① 기록관에 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 심의하기 위하여 대구광역시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 기록물 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 기록물 평가에 필요한 사항
③ 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 운영할 수 있다.
④ 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 기록관이 소속된 국의 국장이 되며, 심의회의 위원은 다음 각 호의 사람이 된다.
1. 당연직 위원은 시 본청 과장급 이상의 직원 중에서 기록물의 가치평가 에 적합하다고 인정되는 2명 이내의 사람으로 한다.
2. 위촉위원은 학계를 비롯한 민간전문가 중에서 2명 이상의 사람으로 하고, 위촉기간은 2년으로 하며 한 차례 연임할 수 있다.
⑤ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 소속 공무원이 아닌 위원이 회의에 출석한 때에는 예산 범위에서 「대구광역시 각종 위원회 구성 및 운영 조례」가 정하는 대로 수당과 그 밖의 실비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 면적의 서고공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물, 전자기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 시 본청과 소속기관 처리부서의 전자기록시스템과 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황통보, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지ㆍ관리를 위해 필요한 경우 전문업체와 계약을 체결하여 관리할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물 등 기록관에 소장 중인 기록물 중 보존 및 활용 가치가 높은 비전자 기록물을 전자화하여 기록정보를 신속하게 검색하고 활용할 수 있도록 하여야 한다.

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일, CD 등으로 보존매체를 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템 백업 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난이나 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 대로 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 보존서고 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비 시설을 갖추고 재난대비 계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물의 작동상태 일일 점검
2. 기록물의 훼손 여부 및 해충 발생 여부 점검
3. 기록물의 열람 및 대출상황 점검
4. 서고 출입자 상황 점검

기록관 이용시간은 「지방공무원 복무규정」 제2조에 규정된 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 이용할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호의 어느 하나와 같다.
1. 시 본청과 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원이거나 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 기록물 대출은 금지한다.

① 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 담당공무원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물을 훼손ㆍ파기하거나 더럽히는 행위
2. 열람실 밖으로의 기록물 무단 반출 행위
3. 복사기 등 기록관 시설물의 훼손 또는 파괴 행위
4. 열람실 안으로 음식물 등을 반입하는 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람을 방해하는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 출입자 대장에 필요한 사항을 기록하여야 하고, 기록관장은 복사 등에 필요한 비품을 이용자에게 부담하게 할 수 있다.

① 기록물을 열람ㆍ대출ㆍ복사하려는 사람은 기록물 이용신청서를 작성하여 직접 제출하거나 우편, 팩스 또는 정보통신망으로 제출하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.
② 다른 법률에 따라 기록물의 열람ㆍ대출ㆍ복사를 신청하는 경우에는 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.

기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그 기간이 끝나는 날의 다음 날부터 기산(起算)하여 10일의 범위에서 연장할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련 없는 사람이 열람 또는 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 또는 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 잃어버리거나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출기간을 연장하고자 할 때에는 대출기간 만료일 전에 연장신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 하며, 이를 이행하지 않은 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기한 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하도록 하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간 만료일 이후까지 휴가, 병가 및 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 만료일 전에 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 시 본청과 소속기관의 기록물관리 실태를 2년에 한 차례 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 시 본청과 소속기관 직원들을 대상으로 기록물관리 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.