당진시 민원사무처리 규칙자치법규 2046875

이 규칙은 「민원사무처리에 관한 법률」, 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙에 의하여 시 본청ㆍ직속기관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면ㆍ동에서 민원사무를 보다 신속ㆍ정확하게 처리하여 민원인의 권익을 보호하는데 필요한 세부 사항을 규정함을 목적으로한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “행정기관”이란 시 본청ㆍ직속기관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면ㆍ동사무소를 말한다
2. “민원서류”란 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제2조제 2항의 규정에 의한 민원사항에 관한 서류와 이의 처리과정에서 생산된 문서를 말한 다
3. “문서과”란 문서의 수발을 주관하는 과를 말한다. 다만, 과가 설치되어 있지 아니 한 행정기관은 수발담당자를 말한다
4. “주무과(부서)”란 민원서류의 처리를 주관하는 과를 말한다. 다만, 과가 설치되어 있지 아니한 행정기관은 처리담당자를 말한다
5. “민원창구”란 행정기관의 민원실 등에서 민원서류를 직접 접수 또는 교부하거나 상담하는 창구를 말한다
6. “기한부민원”이란 처리기간이 8근무시간 이상 소요되는 민원으로 민원창구를 거 쳐 주무과에서 직접처리 하는 민원을 말한다
7. “즉결민원”이란 민원창구에서 공부대조 확인으로 즉시 처리되는 민원을 말한다

① 시의 종합민원창구(이하 “민원정보과”라 한다)와 직속기 관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면ㆍ동사무소 민원실에서는 민원사무의 소관별로 민원창구를 설치하여야 한다. 다만, 민원실이 없는 행정기관에서도 종합민원창구를 설치할 수 있다. <개정 2018.12.28.>
② 민원창구의 표지판과 창구별 소관업무의 표시는 민원인이 쉽게 알아볼 수 있도록설치하여야 한다.
③ 제1항에 의한 소관별 민원창구를 설치할 경우에는 재택 민원창구 및 사이버 민원창구를 설치할 수 있다.

민원창구 공무원의 범위는 “별표 1”과 같다.

① 영 제6조에 의한 신청시 신고서 등 소관 민원서식 용지는 민원대기실에 설치된 기재대에 갖추어 두어야 한다.
② 신청ㆍ신고ㆍ증명 및 그 밖의 민원사항에 대하여 민원인이 원할 경우 창구담당직원또는 안내직원 등이 대행서비스를 하여야 한다.

민원실에 근무하는 공무원 등은 모든 민원을 처리함에 있어 친절ㆍ공정ㆍ신속ㆍ정확하게 처리하고 민원창구 사무개선에도 지속적으로 연구와 창안을 하여 시민에게 최대한 봉사하여야 한다.

① 민원실에 배치되는 공무원은 성실하고 업무능력이 탁월한직원을 우선 선발하여 배치한다.
② 민원실 배치 공무원은 정규직 공무원을 배치함을 원칙으로 한다. 다만, 특정한 업무를 처리하기 위해서는 그러지 아니하다.

민원실 근무 공무원은 다음 각 호의 근무수칙을 준수 하여야 한다.
1. 민원응대시 친절하고 겸손한 자세로 상담
2. 단정한 근무복을 입는다
3. 명찰은 민원이 잘 보이도록 왼쪽 가슴위에 단다
4. 업무 이외의 불필요한 자리비우기 금지

민원실의 사무분담은 민원실 운영책임자(이하 “운영책임자”라 한다)가 정한 사무분담 등에 의한다. 다만, 운영책임자가 중요하다고 인정하는 경우에는 사무분담에도 불구하고, 따로 소속 공무원을 지정 처리하게 할 수 있다.

민원실 근무 공무원은 담당 창구 사무를 보다 신속하고, 간편하게 처리하기 위하여 다음 각 호의 사항에 대하여 지속적으로 개선하여야 한다.
1. 권한의 하부위임 확대
2. 창구즉결처리 민원의 확대
3. 구비서류 종류의 감축과 서식내용의 간소화
4. 민원인의 대기시간 단축
5. 사무처리의 자동화
6. 출장, 결근 등에 대비하여 민원담당 정ㆍ부 지정제 실시
7. 업무의 권태감을 없애고 능률향상과 민원처리 요원화를 기하도록 순환근무 확행
8. 그 밖에 관계법령의 개정 등

운영책임자는 민원인에게 최대한 편의제공과 명랑하고 쾌적한 분위기를 조성하기 위하여 다음 각 호에 따라 환경을 정비하여야 한다.
1. 민원창구 내부 청결유지
2. 대기시설 및 민원인 편의시설 확충
3. 각종 게시판(물) 정비
4. 간행물ㆍ홍보책자 및 교양지 등 비치

운영책임자는 민원사무처리의 신속과 정확성을 제고하기 위하여 사무장비의 확보 및 관리에 만전을 기하여야 한다.

운영책임자는 민원실의 효율적인 업무수행을 위하여 소속공무원과파견근무 공무원에게 정기 또는 수시로 직무훈련을 실시하여야 한다.

① 운영책임자는 민원실 환경개선과 민원인의 편의 증진을 위하여다음 각 호의 사항을 정기 또는 수시로 검열하여야 한다.
1. 민원사무처리의 적정 여부
2. 서류 정리정돈 및 환경정비 상황
3. 민원창구 공무원의 근무자세
② 직무검열 결과 미비점 및 지적사항에 대하여는 즉시 시정 또는 개선방법을 수립하여 조치하여야 한다.

① 각 행정기관에서는 연 1회 이상 민원행정 전반에 걸친 실적평가를 통하여 민원행정의 개선에 기여하여야 한다.
② 우수 행정기관 및 직원에 대하여 시상, 승진, 표창, 선진국연수 등의 우대조치를할 수 있다.

각 행정기관에서는 시민들의 편의를 위한 새로운 제도를 들여오거나 개선할 경우에는 이를 시민들이 널리 이용할 수 있도록 신문ㆍ방송 등을 통한 홍보활 동을 전개하여야 한다.

① 「민원사무처리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제23조 및 영 제33조에 의하여 본청의 민원사무심사관은 민원정보과장으로, 분임민원사무심사관은 민원팀장으로, 직속기관ㆍ사업소의 민원사무심사관은 주무과장 또는 주무팀장으로, 분임민원사무심사관은 주무팀장 또는 주무담당자로, 읍ㆍ면ㆍ동사무소의 민원사무심사관은 부읍ㆍ면장, 사무장으로, 분임민원사무심사관은 주무담당자로 지정한다. <개정 2018.12.28.>
② 민원사무심사관(분임민원사무심사관을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)은 민원사무의 처리상황을 수시로 점검하여 처리기간이 경과한 민원사무를 발견한 때에는 지체없이 주무과의 장 또는 관계공무원에게 독촉장을 발부하여야 한다.
③ 민원사무심사관은 다음 사항을 수시로 확인ㆍ점검하여야 한다.
1. 결재권자의 결재 여부
2. 처리기간의 준수 및 경과 여부
3. 보완통지 기간의 경과 여부
4. 착오로 이송된 민원서류의 이송기간 경과 여부
5. 이첩기간의 경과 여부
6. 민원서류 표시인 날인 여부
7. 협조기간의 준수 여부
④ 민원사무심사관은 처리기간의 경과, 부당한 접수거부나 반려, 소정의 구비서류외의 추가 제출요구 등에 대하여 민원인으로부터 시정요구가 있을 때에는 즉시 그 조치사항을 기관의 장에게 수시로 보고하여야 한다.

① 시 본청의 모든 민원서류는 민원정보과에서 민원사무처리부에 의하여 접수 관리하여야 한다. 다만, 이의신청, 개별사무에 의해 반복되는 민원성 사무는 별도로 관리할 수 있으며, 본청을 제외한 그 밖에 행정기관에서는민원창구 직원이외의 공무원을 지정 접수ㆍ관리하게 할 수 있다. <개정 2018.12.28.>
② 영 제8조에 의한 민원서류의 접수는 「민원사무처리에 관한 법률 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다) 제3조에 정한 서식에 의하되, 전산기기에 의해 접수ㆍ관리하는 민원서류는 전산에 의한 처리부를 출력하여 관리함으로써 민원사무처리부에 갈음할 수 있다.
③ 기한부 민원서류는 시행규칙 제6조에 의하여 민원창구에서 민원서류 표시인을 민원서류 왼쪽 윗부분에 날인하여 주무과로 보내고, 주무과에서는 처리기한내에 민원서류를 처리한다.

법 제10조에 의하여 민원사항을 접수ㆍ처리함에 있어다음 각 호의 경우에는 구비서류를 추가로 요구하여서는 아니 된다.
1. 민원인이 소지한 휴대용 증명서로 확인 가능한 서류(주민등록증, 국가기술자격증, 국가유공자증, 자동차운전면허증, 여권, 공무원증)
2. 시(읍ㆍ면ㆍ동)에서 확인 가능한 서류(주민등록등ㆍ초본, 건축물관리대장, 토지ㆍ임야대 장, 지적도, 도시계획확인원, 농지원부)

접수 즉시 처리되는 가족관계등록, 주민등록, 인감, 지적관련 증명 및 등ㆍ초본 신청과 세무, 입찰 등에 관한 신청 및 신고사항으로서 취급건수가 많은 민원서류는 주무과에서 직접 접수ㆍ처리할 수 있다.

① 영 제8조제4항에 의한 민원사무 종류는 “별표 2”와 같다.
② 구술 또는 전화신청 민원의 수수료는 내어줄 때 징수할 수 있다.
③ 구술 또는 전화신청 민원사항은 주무과에서 직접 처리할 수 있으며, 처리된 민원서류는 발행일부터 15일이 경과할 때까지 수령하지 아니한 경우에는 영 제15조제4항에 의거 폐기할 수 있다.

① 5세대 이상의 공동이해와 관련되어 5명 이상 연명으로 신청한 민원에 대해서는 민원서류 우측 상단에 “별지 제1호 서식”의 다수인관련민원임을 표시하여 감사부서를 경유하여 처리하여야 한다.
② 다수인관련 민원은 타 업무에 우선하여 신속하게 조사ㆍ처리하여야 하며, 주요 처리진행상황 및 처리결과를 감사부서에 통보하여야 한다.
③ 감사부서에서는 영 제22조제3항에 의거 다수인관련 민원의 처리상황을 관리ㆍ감독하고 연도별 처리상황을 분석ㆍ평가하여 관리하여야 한다.

법 제13조에 의한 민원서류의 흠결의 범위는 다음 각 호와같다.
1. 기재내용을 잘못 적거나 빠뜨린 경우
2. 구비서류의 미 제출
3. 법령에서 정한기준(시설 및 장비)이나 요건의 미비 등

① 반려사유에 해당하는 경우는 다음 각 호와같다.
1. 보완사항 미 이행
2. 민원인의 취하
3. 필요한 법적 선행적 절차의 미 이행
4. 현실적으로 실현 불가능한 사항 등의 이유로 행정기관에서 접수한 민원사항에 대 하여 더 이상 처리를 할 수 없는 경우
② 불(허)가는 행정기관에서 정상적으로 민원사항에 대하여 검토한 결과 법적으로 불가한 경우를 말한다.
③ 제1항과 제2항의 행정처분을 할 경우 반려나 불가를 반드시 구분하여 알리어야 하며, 민원인이 민원서류를 되돌려 줄 것을 요청하는 경우에는 사본을 보관하고 원본을 돌려주어야 한다. 다만, 불가민원에 대해서는 행정기관에서 돌려 줄 의무는 없다.

영 제21조에 의한 반복 및 중복민원의 종결처리 민원사무는 다음 각 호와 같다.
1. 법령ㆍ제도ㆍ절차 등 행정업무에 관한 질의 또는 상담형식을 통한 설명이나 해석의 요구
2. 정부시책이나 행정제도와 운영의 개선에 관한 건의
3. 행정기관 등의 위법ㆍ부당하거나 소극적인 처분(사실행위 및 부작위를 포함한다)과 불합리한 행정제도로 인하여 국민의 권리를 침해하거나 국민에게 불편 또는 부담을 주는 사항의 해결을 요구하는 사항(고충민원)
4. 그 밖에 행정기관에 대하여 특정한 행위를 요구하는 사항

① 시장은 법률ㆍ세무ㆍ건축분야 등 생활민원을 효율적으로 상담 또는 민원창구 안내를 위하여 민원상담위원 또는 안내원을 민간인으로 위촉하여 민원상담실을 운영할 수 있다.
② 민원상담위원은 각 분야별 전문가로 지역의 덕망 있는 인사를 선정 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 민원상담실은 민원정보과내에 설치하고 각 분야별로 상담일정을 정하여 운영하며 상담사항을 기록 관리한다. <개정 2018.12.28.>
④ 제1항과 관련한 민원상담위원 또는 민원안내원은 명예직으로 하는 것을 원칙으로한다. 다만, 시장이 필요하다고 인정할 때에는 실제비용 성격의 최소한의 수당을 지급할 수 있다.

① 야간ㆍ공휴일의 민원서류는 당직 근무자가 민원서류를 접수하여 다음날 창구담당직원이 인수처리하여야 한다. 다만, 매ㆍ화장신고 등 공휴일 처리가 불가피한 민원은 당직근무자가 직접 처리하여야 한다.
② 제1항의 공휴일이란 「관공서의 공휴일에 관한 규정」에 의한 공휴일과 토요 휴무일을 말한다.

공무원이 출장시 현지에서 민원신청이 있을 때에는 이를 접수하여 귀청 후 주무과에 이송하고 주무과에서는 처리 결과를 우편 또는 출장자 이용등의 방법으로 통보하여야 한다.

① 민원사무심사관은 처리기간의 경과와 동시에 시행규칙 제11조에 의한 독촉장을 주무과의 장에게 발급하여야 하고, 독촉장을 받은 주무과는 그 처리결과를 민원사무심사관에게 통보하여야 한다.
② 독촉장은 3회에 한하여 발급하되 1차는 황색, 2차는 녹색, 3차는 붉은색으로 하여야 하며, 독촉한 사항을 “별지 제2호 서식”에 의한 민원서류처리 독촉대장에 적어서관리하여야 한다. 다만, 행정전산망을 이용하여 독촉장을 발급할 경우에는 그러지 아니하다.
③ 민원사무심사관은 상당한 이유가 없는 한 처리기간이 7일 이하인 민원사항을 3일이상 지연한 경우와 처리기간이 8일 이상인 민원사항을 7일 이상 지연한 경우에는 관계공무원에게 경고를 하여야 한다.
④ 제3항에 의한 조치사항 또는 징계처분요구사항을 감사부서에 통보하여야 한다.
⑤ 민원사무심사관은 민원사무처리의 지연방지를 위하여 월별 독촉 사항을 집계하여주무과에 통보하고 그 결과를 행정기관의 장에게 보고한다.

① 민원처리 주무과에서는 옮겨 받은 민원서류가 소관업무가 아닐 경우에는 3근무시간 이내에 “별지 제3호 서식”에 의한 민원서류 재분류 요구서를 작성하여 민원사무심사관에게 재분류 요청을 하여야 한다.
② 민원사무심사관은 재분류요구서에 기재된 내용을 검토한 후 즉시 주무과로 이송하여야 한다.
③ 민원서류의 분류과정에서 2개 이상의 부서간 소관사무에 대한 분쟁이 있을 때에는 민원사무심사관의 차 상급자가 당해 민원서류의 주무과를 정한다. 다만, 부서내 팀 간의 분쟁이 있을 때에는 당해 부서장이 그 민원서류의 처리부서를 정한다.

① 민원사무에 관하여는 「당진시 사무전결처리 규칙」에 의한다.
② 민원사무를 불(허)가ㆍ반려처분할 경우 전결권자의 차상급자로 한다. 다만, 제24조제1항제2호의 사유로 경미한 민원을 반려처분할 경우 그러지 아니할 수 있다.

매일의 민원실 운영상황 또는 민원사무처리상황을 “별지 제4호 서식”의일일종합결산일지에 의하여 시 본청의 경우 민원사무심사관에게, 직속기관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면ㆍ동의 경우에서는 행정기관의 장에게 보고하여야 한다.

① 영 제34조에 의하여 감사부서의 장은 민원사무의 처리상황과 운영실태를 “별지 제5호 서식”에 의하여 월 1회 이상 확인ㆍ점검하여야 한다.
② 민원사무 처리상황의 확인ㆍ점검 결과 중대한 법령위반 사실을 발견하거나 이행상태가 불량하다고 판단되는 경우에는 이를 즉시 바로잡고 당해 민원사무를 담당한 공무원, 그 차상급자 및 민원사무심사관에 대하여 징계 그 밖에 필요한 조치를 하여야한다.

① 시 민원실무종합심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장과 민원 관계기관 및 관련 부서의 실무팀장을 위원으로 구성한다. 다만, 위원이 부득이한 사유로직무를 수행할 수 없는 때에는 실무담당자가 그 직무를 대행한다.
② 위원장은 민원정보과장이 되고, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 때에는 「당진시 권한대행 및 직무대리 규칙」에 의한다. <개정 2018.12.28.>
③ 위원장은 특히 필요하다고 인정되는 경우에는 민원관련 외부전문가를 위원으로 구성할 수 있다.
④ 심의회의 사무를 원활히 처리하기 위해 간사 및 서기 각 1명을 두며, 간사는 민원팀장으로 하고, 서기는 민원1회방문처리제 실무담당자가 된다. 다만, 위원장은 특정민원의 원활한 심의회 운영을 위하여 민원처리 주무팀장과 실무담당자를 간사 및서기로 따로 정할 수 있다.
⑤ 간사 및 서기는 위원장의 명을 받아 심의회 개최, 회의록 작성, 현장 확인시 기록유지 등 소관업무를 처리하여야 한다.
⑥ 제3항에 의한 위원은 그 회의가 종료함으로써 해촉된다. 다만, 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 일정기간을 정하여 위촉할 수 있다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 처리한다.
1. 제37조에 의한 현장 확인 또는 조사
2. 민원처리를 위하여 필요한 구비서류의 적정여부 검토 및 부서별 의견을 종합하여 1차 심의에서 가ㆍ부를 결정한 후 최종심의에 필요한 처리방안과 기간 등 협의
3. 심의회의 효율적 운영을 위하여 필요하다고 인정할 경우 민원인, 이해관계인을 참 석시켜 의견을 청취한 후 보완에 따른 서류 및 시기 등 방안 협의
4. 민원처리 과정에서 발생하는 문제점 및 법령ㆍ행정방침 등 종합의견 도출
5. 민원관련 부서의 처리담당자 지정 및 처리 통보기한, 통보내용 범위 등의 협의 결정
6. 1차 심의회에서 미결된 사항은 2차ㆍ3차 심의회로 실질적인 민원처리의 최종적 판 단
7. 그 밖에 민원사항과 관련하여 위원장이 필요하다고 인정하여 심의에 부치는 사항

① 위원장은 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.
② 심의회는 해당 민원관련 심의위원 전원 출석으로 회의를 시작하고 회의에 붙이는안건은 출석위원 전원의 합의된 의견으로 결정한다.
③ 위원장은 민원사항 접수 즉시 “별지 제6호 서식”에 의해 기재하고 민원접수 후 3일 이내에 회의를 소집한다. 다만, 법정처리 기간이 30일 이상인 경우에는 5일 이내에 회의를 소집할 수 있다.
④ 간사는 위원장에게 심의회 소집을 건의하고 회의일시, 장소, 검토안 및 관계서류등을 심의위원에게 회의 개최 1일전까지 통보하여야 한다. 이 경우 간사는 “별지 제7호 서식”에 의한 심의회 협의서를 함께 통보하여야 한다.
⑤ 심의회 참석을 통보받은 관련 부서의 심의위원은 정당한 사유가 없는 한 심의회에 참석하여야 한다.

위원장은 다음 각 호의 사항에 대하여 심의위원의 현장 확인이나 조사 등을 합동으로 실시토록 할 수 있다.
1. 농지전용허가
2. 폐기물 처리 인ㆍ허가
3. 창업계획 및 공장신설 승인
4. 산지전용허가 및 토사채취허가
5. 건축허가 및 토지형질변경허가
6. 그 밖에 위원장이 필요하다고 판단되는 민원

① 심의회는 다음 각 호의 사항을 중시하여 처리한다.
1. 각 소관별 관련법 규정 적합여부를 우선 검토한다
2. 해당부서 심의사항에 대하여는 향후 예상되는 도시발전 추세와 도시기본계획, 도 시재정비계획 등을 고려하여 신중하게 검토한다
3. 주변의 구체적인 환경과 관련하여 적정여부를 현장확인 및 전문가의 자문 등을 통해 신중하게 검토한다
4. 이해집단 간 대립되는 사안에 대해서는 공정하고 신중하게 검토한다
5. 공익을 위하여 제도개선 및 법령의 개ㆍ폐가 필요하다고 판단되는 경우에는 상급 기관에 건의한다
② 심의회 안건의 심의결과는 “별지 제8호 서식”에 의한 결과통보서에 기재하고 출석 위원이 서명하여 관리한다.

① 위원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 심의회를 생략할 수 있다.
1. 민원처리기간이 3일 이내의 짧고 단순한 민원
2. 민원내용이 유사한 단순ㆍ반복민원
3. 그 밖에 위원장이 경미하다고 판단되는 민원
② 제1항 각 호에 의하여 심의회 생략시에는 서면협의로 갈음하되, 그 사유를 “별지제6호 서식”에 기재하여야 한다.

① 심의회에서 결정된 사안에 대하여 주무과에서는 해결책을 강구하여 시행하여야 한다.
② 민원처리 주무과의 장은 심의결과의 이행 처리상황을 위원장에게 보고하여야 한다.
③ 심의회에서 심의를 결정하지 못한 경우에는 위원장은 제44조에 의거 민원조정위원회에 즉시 회부하여야 한다.

시장은 감사부서의 장에게 매월 실시하는 민원처리 검열시 부서별심의회 운영 실태를 점검하도록 명할 수 있다.

그 밖의 위원회 운영에 필요한 사항은 제5장을 준용한다.

① 시 민원조정위원회(이하 “위원회”라 한다)는 위원장을 포함하여 7명이상 15명 이내의 위원으로 구성한다.
② 위원장은 부시장이 되고 부위원장은 자치환경국장이 되며, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 때에는 부위원장이, 위원장과 부위원장 모두 부득이한사유로 직무를 수행할 수 없는 때에는 주무 부서장이 그 직무를 대행한다. <개정 2015.12.28.> <개정 2023.12.29.>
③ 위원은 다음 각 호에 해당하는 자로 시장이 위촉한다.
1. 민원관련 부서장 중에서 시장이 지정하는 자
2. 법률 전문가 등 분야별 외부전문가
3. 접수된 민원과 관련이 있는 외부기관ㆍ단체의 담당 부서장
④ 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 제3항제3호에 의한 위원은 그 회의가 종료함으로써 해촉된다. 다만, 시장이 필요하다고 인정할 때에는 일정기간을 정 하여 위촉할 수 있다.

위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 소관이 명확하지 아니한 민원의 처리 주무부서 지정
2. 장기 미해결ㆍ분쟁민원, 반복 및 다수인 관련민원에 대한 해소 및 방지대책
3. 거부처분에 대한 이의신청
4. 처리 주무부서 또는 실무종합심의회에서 결정된 민원에 대한 법규적용의 타당성 여부
5. 처리 주무부서 또는 실무종합심의회에서 결정된 민원 관련 법령 또는 제도의 적 합성ㆍ타당성 검토 및 법령개정 또는 제도개선의 필요성 여부
6. 실무종합심의회에서 심의 후 결정하지 못한 사항
7. 창업ㆍ공장설립 등 대규모 경제적비용이 수반되는 민원
8. 그 밖에 민원의 종합적인 검토ㆍ조정을 위하여 시장이 필요하다고 인정하여 부치 는 사항

① 위원장은 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.
② 위원장은 회의를 소집하고자 하는 경우에는 회의 개최일 24시간 전에 회의일시,장소 및 안건을 위원들에게 통지하여야 한다.
③ 민원처리 주무부서 간사는 심의안건을 작성하여 회의개최 전일까지 위원에게 배부하여야 한다.
④ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑤ 회의를 개최할 때에는 회의록을 작성하여야 한다.

① 위원회의 안건심의는 다음 각 호의 예시에 준하여 처리한다.
1. 민원주무 부서에서 심사한 사항에 대하여 다각적으로 신중히 검토한다
2. 이해집단 간 대립되는 사안은 공정하고 신중하게 처리한다
3. 공익을 위하여 제도개선이 필요하다고 인정되는 사안은 상급기관에 건의토록 조 치한다
4. 법령, 행정방침 등과 관련하여 도저히 수용 불가능한 사안은 민원인이 이해하도록 방안을 강구한다
② 위원회는 안건의 심의 결과를 “별지 제9호 서식”의 위원회 심의조서에 기록하고출석위원이 서명하여 관리한다.

위원회에서 심의 결정된 안건은 다음 각 호의 효력을갖는다.
1. 시장은 위법 부당한 경우를 제외하고는 심의 결정사항을 수용한다
2. 해당부서에서는 심의결정된 사항에 대하여 해결책을 강구하여야 하며 위원회의 재심의에서 반려 또는 불가로 최종 확정된 민원은 반드시 시장의 결재를 받은 후 시행한다

① 위원회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다.
② 위원회의 간사는 민원팀장 및 당해민원의 주무부서 담당팀장이 공동간사가 되며,서기는 민원팀의 민원1회방문처리제 실무담당자가 된다.

위원회의 안건심의를 위하여 필요한 경우에는 당해 민원인 및 관계인에게 의견을 진술하게 하거나 출석하여 질문에 응하게 할 수 있다.

위원회에 출석하는 위원 및 참고인에 대하여는 「당진시 각종 위원회설치 및 운영 조례」를 준용하여 예산의 범위안에서 일비 및 여비를 지급할 수 있 다. 다만, 직접 자기소관 사무를 처리하는 위원 또는 참고인의 경우에는 그러지 아니하다.

그 밖에 위원회의 운영에 관하여 필요한 사항은 시장이 따로 정할수 있다.

심의회의 심의와 위원회의 재심의에서도 안되는 것으로 결정된 민원에 대하여는 특별한 사유가 없는 한 시장이 그 적정여부를 최종결정하여야한다.

① 복합민원에 대한 처리과정의 안내 및 행정지원을 위하여 민원후견인제를 운영하며, 민원후견인의 지정과 운영은 민원정보과장이 수행한다. <개정 2018.12.28.>
② 민원후견인단은 민원사무처리에 경험이 풍부하고 지역실정에 밝은 소속공무원으로 분야별로 지정하여 운영한다.
③ 민원정보과장은 “별지 제10호 서식”에 의한 민원후견인 명부를 분야별로 작성ㆍ비치하여 민원인이 선택할 수 있도록 하여야 하며, 민원후견인으로 지정된 경우에는 다음 각 호의 서식에 의하여 민원후견인이 지정되었음을 안내 또는 통지하여야 한다. <개정 2018.12.28.>
1. 민원후견인 지정안내(민원인용): “별지 제11호 서식”
2. 민원후견인 지정안내(주무부서용): “별지 제12호 서식”
3. 민원후견인 지정통보(민원후견인용): “별지 제13호 서식”
④ 민원후견인으로 지정된 공무원은 “별지 제14호 서식”에 의한 민원후견인 수행일지를 작성ㆍ관리하여야 하며, 민원처리의 종료 즉시 민원정보과장에게 제출하여야 한다. <개정 2018.12.28.>

민원후견인은 민원인이 원하는 경우에 한하여 다음 각 호의 직무를 수행한다.
1. 민원처리방법에 관한 민원인과의 상담
2. 심의회 및 위원회에서의 민원인 지원
3. 민원서류 보완 등의 지원
4. 민원처리과정 및 결과의 안내