남양주시 기록관 운영 규칙자치법규 2043276

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 남양주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이란 남양주시(이하 “시”라 한다) 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2017.1.25>
2. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 따라 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보 자료를 말한다.
3. “전자화 기록물”이란 종이문서와 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 기록정보 자료를 말한다.
4. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
5. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ관 등을 말한다.
6. “기록물관리책임자”란 처리과 기록물의 생산, 정리, 보관, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는 담당자를 말한다.
7. “남양주시 기록관”(이하 “기록관”이라 한다)이란 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하기 전까지 일정기간 보존하는 기록물관리기관을 말한다.
8. “영구기록물관리기관”이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 보존하는 기록물관리기관을 말한다.
9. “중앙기록물관리기관”이란 국가차원에서 기록물관리에 관한 정책 수립, 기록물관리 표준 개발ㆍ운영, 기록물관리 방법 및 보존기술의 연구ㆍ보급 등을 총괄ㆍ조정하는 기록물관리기관을 말한다.
10. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “시행령”이라 한다) 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다.
11. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.<개정 2018.08.02., 2025.5.8.>
12. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 이관, 보존, 평가, 폐기, 검색ㆍ활용 등의 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
13. “기능분류”란 업무 및 그와 관련된 정보를 체계적으로 관리ㆍ활용하기 위하여 업무를 기능중심으로 분류하는 것을 말한다.<신설 2018.08.02.>
14. “기능분류체계”란 모든 업무를 범정부적으로 표준화한 기능별 분류체계와 정책목적을 달성하기 위한 목적별 분류체계로 구성된 분류체계를 말한다. <신설 2018.08.02.>
15. “기능별 분류체계”란 상시적으로 수행하는 업무를 정책분야ㆍ정책영역ㆍ대기능ㆍ중기능ㆍ소기능 및 단위과제 등 그 기능의 수준에 따라 분류한 체계를 말한다.<신설 2018.08.02.>
16. “목적별 분류체계”란 정책목적을 달성하기 위하여 업무를 비전ㆍ방침ㆍ주요시책 및 관리과제 등 그 정책의 수준에 따라 분류한 체계를 말한다.<신설 2018.08.02.>
17. “연계정보”란 기능분류의 대상이 되는 업무와 관련되는 기본정보ㆍ속성정보ㆍ유관정보 및 업무편람 등의 각종 정보를 말한다.<신설 2018.08.02.>
18. “기능분류시스템”이란 기능분류체계 및 연계정보 관리 등의 기능분류업무를 전자적으로 처리하는 시스템을 말한다.<신설 2018.08.02.>
19. “행정정보 데이터세트”란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.<신설 2023.03.30.><개정 2025.5.8.>
20. “장기보존패키지”란 전자기록물, 기록관리 메타데이터, 보존포맷, 행정전자서명 등 진본확인 정보등의 자료를 함께 묶은 것을 말한다.<신설 2023.03.30.>

이 규칙은 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다. <개정 2017.1.25>

기록관은 「남양주시 행정기구설치 조례 시행규칙」 제4조에 따라 기록관의 운영을 담당하는 처리과에 설치하고 해당 처리과의 장이 기록관장이 되며 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리를 총괄한다. <개정 2017.1.25, 2023.3.30.>

① 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록물의 보존, 기록정보서비스, 그 밖에 기록물관리의 업무 수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 남양주시장(이하 “시장”이라 한다)이 위촉한다.
③ 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며 연임할 수 있다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 「남양주시 각종위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 수당과 여비 등을 지급할 수 있다.<개정 2023.3.30., 2026.4.16.>

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집 및 관리 <개정 2018.08.02., 개정 2023.3.30.>
3. 기록분류체계 및 기록물분류기준표(기록관리기준표)의 관리 <개정 2018.08.02.>
4. 처리과의 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 <개정 2023.3.30.>
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 역사기록물의 수집 및 관리 <개정 2023.3.30.>
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 <개정 2023.3.30.>
9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 <개정 2023.3.30.>
10. 보존서고 기록물의 정수점검 및 상태검사 <개정 2023.3.30.>
11. 기록관의 재난 및 보안대책 수립 <개정 2023.3.30.>
12. 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 <개정 2017.1.25><개정 2023.3.30.>
13. 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련<개정 2023.3.30.>
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영<개정 2023.3.30.>
15. 전자기록생산시스템 및 기록관리시스템 보유기록물에 대한 접근권한 관리<개정 2023.3.30.>
16. 기록물의 검색ㆍ열람 제공<개정 2023.3.30.>
17. 비전자기록물의 전자화<개정 2023.3.30.>
18. 기록물의 전시 및 홍보<개정 2023.3.30.>
19. 기록관의 보존시설 및 장비 관리<개정 2023.3.30.>
20. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조<개정 2023.3.30.>
21. 그 밖에 시의 기록물관리에 관한 사항<개정 2023.3.30.>
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 처리과의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무 수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.
② 처리과의 장은 시행령 제17조부터 제19조까지에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다.

① 처리과의 장은 업무 수행과정에서 생산ㆍ접수한 모든 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 관리하여야 한다.
② 제1항에 따라 전자기록생산시스템에 등록을 완료한 비전자기록물의 경우에는 해당 기록물에 별지 제1호서식의 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여야 한다.
③ 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 전자화방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하여야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 관리절차 및 기준, 보존방법 등에 관한 행정정보 데이터세트 관리 지침을 마련하여야 한다.
② 제1항에 따라 관리대상을 선정한 경우 대상 시스템을 운영하는 처리과의 장은 기록관에서 제시하는 기록관리기능을 시스템에 반영할 수 있도록 필요한 조치를 취해야 한다.

① 처리과의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 제2항에 따라 통보된 모든 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <신설 2023.3.30.>

① 처리과의 장은 처리과 보유기록물의 안전한 관리를 위하여 생산ㆍ완결된 비전자기록물에 대해서 기록물철 표지 및 색인목록을 작성하고 보존용 표지를 씌워 보존상자에 단위업무별로 넣어 보관하여야 한다. 이 경우 기록물 형태별 편철 및 관리는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 “시행규칙”이라 한다) 제9조부터 제13조까지에서 정한 방법에 따른다.
② 제1항에 따라 처리과에서 보관 중인 비전자기록물은 별지 제2호서식의 기록물 보유현황 및 목록을 작성ㆍ관리하여야 하며 기록관으로 이관하기 전까지 주기적으로 관리 상태를 점검하여야 한다.

① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위에서 보관한 후 매년 기록관에서 지정하는 기간 내에 별지 제3호서식의 이관목록과 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 이관한다. <개정 2018.08.02.>
② 제1항에 따라 전자기록물을 이관할 경우에는 이관부서의 기록물관리책임자가 진본성(眞本性), 무결성(無缺性) 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 중앙기록물관리기관의 장이 정한 이관포맷, 방식 및 데이터 규격에 따라 행정전자서명 및 시점확인 정보를 붙여서 이관하여야 한다. 다만, 미비 또는 오류사항이 있는 경우에는 이를 수정ㆍ보완한 후 재이관하여야 한다.
③ 제1항에도 불구하고 처리과의 장은 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제4호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다. <신설 2018.08.02.>
④ 제3항에 따라 이관시기가 연장된 기록물은 처리과에서 보존기간 기산일로부터 10년 범위에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2018.08.02.>
⑤ 기록관장은 제1항에 따라 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간이 30년 이상의 기록물을 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. <개정 2018.08.02.>
⑥ 제5항에 따라 전자기록물을 이관할 경우에는 진본성(眞本性)ㆍ무결성(無缺性)ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하고 오류가 없는 전자기록물에 대하여 진본임을 확인하는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 붙여서 이관하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야 한다. <개정 2018.08.02.>
⑦ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제5호서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 한다. 다만, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2018.08.02.>

① 처리과의 장은 기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 물리적으로 이관하지 않으면서 기록물의 관리권한만을 기록관에 이전하는 방법으로 기록물을 이관할 수 있다. 1. 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간 공유공간에 저장된 전자기록물 2. 행정정보 데이터세트 ② 기록관장은 제1항에 따라 기록물의 관리권한만을 기록관으로 이전한 경우에는 해당 기록물 특성에 적합한 기록물관리 방안을 마련하여야 한다. <신설 2023.3.30.

처리과의 장은 비밀기록물 원본에 한정하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 별지 제6호서식의 비밀기록물 이관목록과 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 처리과의 장은 업무 수행과 관련하여 간행물을 발간하는 경우 소관 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다. 다만, 제9조에 따라 등록되거나 영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물에 대해서는 발간등록을 생략할 수 있다.
② 처리과의 장은 발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 앞표지 좌측 상단에 표기하여야 하며, 간행물 발간 후 15일이 경과하기 전까지 그 간행물 3부와 전자파일을 각각 기록관, 소관 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여야 한다.
③ 제1항의 단서에 따라 발간등록을 생략한 경우에는 발간 후 15일이 경과하기 전까지 그 간행물 1부와 전자파일을 기록관에 송부하여야 한다.

① 기록관장은 시에 소재하고 있거나 시의 지역성이 반영된 공공ㆍ민간영역의 기록물 중 역사ㆍ문화적 가치가 높다고 인정되는 기록물을 발굴ㆍ수집할 수 있으며, 이를 위하여 실태조사를 실시하거나 소재정보 데이터베이스 및 관리시스템 등 별도의 관리체계를 구축하여 운영할 수 있다.
② 기록관장은 제1항에 따라 역사기록물을 수집한 경우에는 해당 기록물 특성에 적합한 보존시설 및 장비를 마련하여야 하고 이를 지식정보자원으로 활용할 수 있도록 필요한 조치를 취해야 한다.

① 기록관장은 생산ㆍ접수 및 보존 기록물의 체계적 관리를 위하여 기능분류에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 한다. 이 경우 기록관리기준표의 관리항목은 시행령 제25조제1항에서 정한 바에 따른다. <개정 2018.08.02. 2023.3.30.>
② 기록관장은 매년 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 공보 또는 시 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. < 개정 2023.3.30..>
③ 기록관장은 관리대상으로 선정된 행정정보 데이터세트에 대해 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표의 관리항목은 시행령 제25조제6항에서 정한 바에 따른다. <개정 2018.08.02., 2023.3.30.>

① 기록관장은 시에서 수행하는 업무에 대하여 기능별ㆍ목적별 분류체계 및 연계정보를 작성ㆍ관리하여야 한다. 이 경우 기능분류의 작성기준 및 방법, 수정절차 등에 관한 기능분류 관리 지침을 마련하여야 한다.
② 처리과의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 해당 분류체계의 수정을 요청하여야 한다.
1. 업무 또는 직제 관련 법령 및 자치법규의 제정ㆍ개정ㆍ폐지 등으로 기능이 신설ㆍ변경되거나 종료된 경우
2. 기능별 분류체계 또는 목적별 분류체계가 변경된 경우
3. 업무환경의 변화 또는 업무의 효율적 수행 등을 위하여 기능별 분류체계 또는 목적별 분류체계를 수정할 필요가 있다고 판단하는 경우
③ 기록관장은 처리과에서 분류체계의 수정을 요청한 경우 제1항의 기능분류 관리 지침에 따라 수정사항을 검토ㆍ조정한 후 해당 분류체계를 수정하여야 한다.
④ 제1항 및 제3항에 따라 기능분류 또는 연계정보의 생성 및 수정이 있는 경우에는 그 내용을 기능분류시스템에 등록ㆍ관리하여야 한다. <조문신설 2018.08.02.>

① 기록관장은 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 하고 그에 따른 조치계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. <개정 2017.1.25.>
② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 직원을 대상으로 교육을 실시할 수 있다. <개정 2017.1.25., 2023.3.30.>

① 기록관장은 보존서고 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자의 지정, 기록물의 정수점검 및 상태검사 실시, 기록물의 탈산 소독 실시, 항온항습 환경 구축, 소화설비 및 보안장비의 설치, 보안 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다. <2023.3.30.>
② 기록관장은 필요한 경우에는 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 전자기록물을 보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있다.<2023.3.30.>
③ 기록관장은 보존기간이 30년 이상인 전자기록물을 보존기간의 기산일로부터 10년 이상 보존하게 되는 경우에는 11년이 경과하기 전에 장기보존패키지로 변환하여 관리하여야 한다.<신설 2023.3.30.>
④ 기록관에서 보존 중인 비전자기록물은 기록물 형태, 처리과, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. <개정 2023.3.30.>

① 기록관장은 비밀기록물관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

① 기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 기록관장은 전년도에 보존기간이 만료한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 평가대상 기록물량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.
③ 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하고, 별지 제7호서식의 기록물평가심의서에 처리의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 별지 제7호서식의 기록물평가심의서에 평가의견을 작성하여야 한다.
② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 평가대상 기록물의 해당 단위업무(단위과제) 보존기간 또는 관계 법령에서 정한 보존기간
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기목록을 작성하고, 폐기대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 보존서고에서 반출하여야 한다.
② 전자기록물을 폐기할 경우에는 해당 매체에 적절한 방법을 선택하여 기록물에 포함된 모든 정보를 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며, 비전자기록물을 폐기할 경우에는 보안사항 및 개인정보 등이 유출되지 아니하도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 수행하여야 한다.

① 보존기간이 경과한 기록물의 합리적이고 전문적인 가치 평가를 위하여 남양주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.
② 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하고, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.<개정 2018.08.02.>
③ 심의회의 위원장은 기록관장으로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
④ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 임명하거나 위촉한다. <개정 2018.08.02.>
1. 심의대상 관련 업무분야의 전문성을 지닌 처리과의 장
2. 기록관리학, 역사학 및 문헌정보학 등 분야의 전공자로서 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명과 서기 1명을 두되, 간사는 기록관리팀장이 되고 서기는 전문요원이 된다.

① 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 시 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. <개정 2018.08.02.>
② 보궐위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.<항 신설 2018.08.02.>

시장은 위원이 사퇴하거나 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 임기 중에도 위원을 해임 및 해촉할 수 있다. <개정 2018.08.02.>
1. 품위손상, 장기불참 등으로 직무를 수행하는데 적합하지 아니하다고 인정될 경우
2. 사망, 질병 및 그 밖의 사유로 직무를 수행할 수 없다고 판단되는 경우
3. 시 소속 공무원인 위원이 평가대상 기록물의 종류와 특성을 고려하여 기록물의 보존 가치를 평가하는데 적합하지 아니하다고 판단되는 경우

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 기록물 평가 정책 및 기준
2. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 시장 또는 위원장이 요청한 사항

① 심의회의 위원은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ문화적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요기록물이 폐기되지 아니하도록 신중하게 평가심의를 수행하여야 한다.
② 심의회의 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 외부에 누설해서는 아니 된다.

① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다. <개정 2023.3.30.>
② 심의회는 위원이 출석하는 대면회의로 개최하여야 한다. 다만, 안건의 내용이 경미하거나 천재지변 또는 부득이한 사유로 대면회의의 개최가 어려운 경우에는 서면심의 및 화상회의 등의 비대면회의로 개최할 수 있다. <신설 2023.3.30>
③ 위원이 제2항의 단서에 따라 비대면회의에 출석하는 경우에는 별지 제8호서식에 따른 기록물평가 비대면 심의의결서로 의견을 제출할 수 있다.
④ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.<개정 2023.3.30.>
⑤ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다. <개정 2023.3.30.>
⑥ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제9호서식의 기록물평가 심의의결서와 별지 제10호서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2023.3.30.>

기록관장은 심의회의 심의결과를 기록관리시스템에 기록물철별로 반영하여야 하며, 이를 변경이력으로 관리하여야 한다.

심의회(비대면회의를 포함한다)에 출석한 위원 중 민간전문가에게는 「남양주시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에서 정하는 바에 따라 수당과 여비 등을 지급할 수 있다. <개정 2018.08.02., 2023.3.30., 2026.4.16.>

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 기록관과 처리과의 비전자기록물 중 보존 또는 활용가치가 높은 기록물을 전자화하여 기록관리시스템에서 신속 정확하게 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 전자화 기록물 중 보존기간이 준영구 이상인 경우에는 한 번 입력 후 삭제ㆍ수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체에 수록하여 원본과 함께 보존하는 것을 원칙으로 한다. 이 경우 보존매체의 종류와 규격은 시행규칙 제24조에 따른다.
② 제1항과 같이 보존매체에 수록하거나 그 밖의 방법으로 기록물의 수정 또는 변경에 대비한 경우에는 광디스크, 자기테이프, 하드디스크(HDD), 반도체 저장장치(SSD) 등의 전자기록매체에 수록하여 관리할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 「보안업무규정」에 따라 기록관의 전산실 및 보존서고를 보호지역으로 지정하고 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.<개정 2023.3.30.>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관의 서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.<개정 2023.3.30.>
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검
4. 보존서고의 온ㆍ습도 점검
5. 그 밖에 기록관의 보안 및 시설관리상 필요한 사항 점검

기록관의 기록물 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2023.3.30.>

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 직무 수행을 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 시 본청, 직속기관, 사업소, 관할 읍ㆍ면ㆍ동 및 의회사무국의 직원 <개정 2017.1.25, 2018.08.02.>
2. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 다른 기관의 공무원 및 공무원이 아닌 자
② 제1항제2호의 경우 열람에 한정하며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
③ 제1항제1호의 직원 중 직무와는 상관없이 기록물을 이용하고자 하는 사람 또는 제1항제2호의 공무원이 아닌 자가 기록물을 열람하거나 사본을 교부받고자 할 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」및 같은 법 시행령에서 정한 절차와 방법에 따라야 한다. <개정 2018.08.02.>

제39조제1항의 자격을 갖춘 사람이 열람 및 대출을 위해 보존서고에 출입할 경우 별지 제11호서식의 보존서고 출입대장을 작성하여야 한다.

기록물을 열람하려는 사람은 기록관 안에서 열람을 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 행위
2. 열람실 밖으로 무단 반출 행위
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 행위
4. 열람실 안으로 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물의 대출은 보존기간 10년 이하 기록물만을 대상으로 한다.
2. 기록물의 대출한도는 1명당 10권으로 하고, 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한정하여 기간을 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제12호서식의 기록물 반출ㆍ반입대장에 그 내역을 기재하여야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 아니한 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에서 정한 비공개대상정보를 포함하고 있는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 공개를 제한하고 있는 경우
4. 보존기간 30년 이상의 기록물을 대출하고자 하는 경우
5. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 또는 대출을 하고자 하는 경우
6. 해당 기록물이 배포를 목적으로 이미 공개되어 활용되고 있는 경우
7. 해당 기록물이 전자적 형태로 열람 및 출력이 가능한 경우
8. 훼손 또는 멸실의 우려가 있는 기록물인 경우
9. 기록물의 대출한도(1명당 10권)를 초과한 경우
10. 대출로 인하여 업무 수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
11. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우
② 제1항에도 불구하고 부득이한 사유로 기록물을 열람 또는 대출을 하고자 하는 때에는 별지 제13호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관 서고관리책임자에게 제출하여야 한다.<개정 2023.3.30.>

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 아니한 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직 또는 다른 기관으로 전출을 갈 경우
2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가 또는 장기 출장이나 파견을 갈 경우
3. 보존서고 기록물의 반출ㆍ반입 관리상태 점검을 위한 경우 : 매년 12월 20일
4. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.