김제시 기록관 운영 규칙자치법규 2040960

이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 김제시 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이란 김제시 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간ㆍ열람공간ㆍ사무공간ㆍ작업공간ㆍ보존시설 및 장비ㆍ기록물관리시스템ㆍ기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 김제시 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 정보통신과에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문 위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 3년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물서고 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비 관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 김제시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 처리과의 장은 다음 각 호에 해당하는 간행물을 발간하고자 할 때는 「공공기록법」 제22조의 규정에 따라 관할 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여 받아야 한다.
1. 김제시 소관 각종 조례ㆍ규칙 등 법령집, 예ㆍ결산 자료집
2. 김제시가 발간하는 도서ㆍ백서ㆍ연감ㆍ통계집류
3. 업무편람 및 사료ㆍ연혁집
4. 목록집, 연설ㆍ강연집
5. 각종 용역 사업에 따른 완료보고서
② 제1항에 따라 발간된 간행물의 표기방법은 별표 1에 따른다.
③ 처리과의 장은 제1항에 따른 간행물의 발간경비를 지출하기 전 반드시 발간등록번호의 인쇄여부를 확인하여야 한다.
④ 처리과의 장은 제1항에 따라 발간한 간행물을 「공공기록법」 제22조 및 동법 시행령 제55조에 따라 기록관 및 관할 영구기록물관리기관에 발간일로부터 15일이 경과하기 전까지 각각 3부를 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다. [본조신설 2010.11.22]

① 처리과의 장이 관리해야 하는 행정박물의 유형은 별표 2와 같다.
② 처리과의 장은 제1항에 따른 행정박물을 생산하였을 경우에는 별지 제1호서식에 따른 행정박물 관리대장을 작성ㆍ관리하여야 하고, 행정박물의 이관시기는 별표 3과 같다. [본조신설 2010.11.22]

처리과의 장은 시청각기록물을 생산ㆍ접수하였을 경우에는 별지 제2호서식에 따른 시청각기록물 목록을 작성ㆍ관리하여야 한다. [본조신설 2010.11.22]

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비 전자기록물에 대하여는 전자화방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
③ 처리과의 장은 비전자적으로 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물 표지에 별표 4의 서식에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여 관리하여야 한다. <신설 2010.11.22>

① 기록관의 장은 김제시 및 소속기관의 처리과에서 생산ㆍ접수한 기록물을 단위업무별로 정리한 후 별지 제3호서식에 따른 기록물 보유목록을 작성ㆍ정리를 위하여 매년 5월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류ㆍ분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. <개정 2010.11.22>
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관의 장은 김제시 및 소속기관 처리과의 생산현황결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2010.11.22>

① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제4호서식에 따른 기록물 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. <개정 2010.11.22>
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편ㆍ한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제5호서식에 따른 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다. <개정 2010.11.22>
④ 처리과의 장은 부득이한 사유로 기록물을 이관하지 못할 경우에는 별지 제6호서식에 따른 기록물 미이관 사유서를 기록관장에게 제출하여야 한다. <신설 2010.11.22>

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태ㆍ처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는「공공기록법」 제27조제1항ㆍ동법 시행령 제43조ㆍ동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시 행하되, 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관하여는「김제시 기록물평가심의회 설치 운영 규정」으로 정한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간ㆍ열람공간ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
③ 기록관의 장은 기록관 보존서고의 안전 및 환경유지를 위하여 별지 제7호서식에 따른 기록관 보존서고 환경ㆍ보안관리대장을 매일 작성하여 관리하여야 한다. <신설 2010.11.22>

① 기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 김제시 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 중요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 기록관과 김제시 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크ㆍ자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다)ㆍ디스켓ㆍ광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. <개정 2010.11.22>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 별지 제8호서식에 따른 기록관 출입허가 신청서를 작성하여 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. <개정 2010.11.22>
③ 열람ㆍ대출 등의 사유로 기록관 보존서고를 출입시에는 별지 제9호서식에 따른 기록관 보존서고 출입자 관리대장을 작성하여야 한다. <신설 2010.11.22>

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 김제시 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 안으로의 음식물 등 반입행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. <개정 2010.11.22>
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제10호서식에 따른 기록물 대출 관리대장을 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2010.11.22>
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질 상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 별지 제11호서식에 따른 기록물 대출 연장 신청서를 작성하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. <개정 2010.11.22>
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 김제시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 김제시 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.