군산시 기록관 운영규칙자치법규 2039234

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조, 동법 시행령(이하 ‘영’이라 한다) 제10조 및 제43조 제2항의 규정에 따라 군산시기록관(이하 ‘기록관’이라 한다)의 설치ㆍ운영과 기록물평가심의회의 구성ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이라 함은 군산시에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이라 함은 「사무관리규정」제3조 제12호 내지 제14호에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규정은 군산시 및 소속기관에 적용되며 기록관 및 기록물평가심의회의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 행정지원과에 설치하고, 행정지원과장을 기록관장으로 한다. <개정 2019.06.07.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 적정인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군산시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 군산시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 영 제17조 부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 군산시 및 소속기관의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 군산시 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 처리과는 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년이내에 기록관으로 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등을 위해 필요한 경우별지 제1호 서식의 이관연기신청서를 제출하고 기록관장의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용 목적이 종결된 때에는 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제2호 서식의 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조 제1항, 영 제43조의 규정에 따라 시행한다.

① 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 민간위원 2인 등 5인 이내로 구성하며 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 주요 평가대상 기록물 생산 부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다.
② 심의회의 위원장은 기획행정국장으로 하며 위원장이 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명한 공무원이 위원장의 직무를 대리한다. 동 심의회 간사는 기록관리담당이 된다. <개정 2025.01.03.>
③ 민간위원은 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 군산시장이 위촉한다.
④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 공무원인 위원의 임기는 해당직위에 재직하는 기간으로 한다.
⑤ 심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비, 기타 필요 경비를 지급할 수 있다.

① 심의위원은 제16조의 폐기보류 기준을 준수하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행해야 한다.
② 위원 중 부득이하게 심의회에 참석할 수 없는 경우 별지 제3호 서식의 서면의견서를 제출하여야 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항
2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항
3. 기타 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존ㆍ관리되도록 해야 한다.
1. 군산시 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록
2. 군산시의 업무기능과 관련하여 군산시 역사자료로서 가치가 있다고 판단되는 기록
3. 공무원채용과 관련하여 이후 소송 등의 증빙자료로 활용될 수 있는 기록
4. 소속공무원의 임용, 징계 및 상벌, 교육 등 개인인사정보에 관련된 기록. 단, 해당 공무원의 임용일로부터 50년이 경과된 기록은 폐기할 수 있다.
5. 회계법상 시효, 민ㆍ형사상의 시효, 계약기간, 혹은 관계 법령에 정해진 보존기간이 경과되지 않은 기록
6. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록
7. 기타 영 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구에 해당하는 기록물과 관련된 기록물

기록물관리책임자는 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 당해 처리과 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 별지 제4호 서식의 기록물평가의견서를 작성ㆍ제출하여야 한다.

① 전문요원은 처리과 의견서의 적정성 여부 검토 등 평가 심사를 수행하고 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하여야 한다.
② 전문요원은 기록물 폐기대상목록이 결정되면 심의회 개최 7일 전까지 군산시 홈페이지에 공개하여 시민의 의견을 들을 수 있다.

① 심의회 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.
② 위원장은 심의 결과, 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록관리 전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경ㆍ관리하여야 한다.
③ 위원장은 심의 종료 후 별지 제6호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성하고 별지 제7호 서식의 기록물평가심의회 의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아 기록관장에게 제출하여야 한다.

① 위원장은 필요한 경우 심의회의를 소집할 수 있으며, 심의회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
② 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 당해 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
③ 간사는 심의회에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제7호 서식에 의한 기록물평가심의회 의결서와 회의록, 기타 관련 서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 제21조 제2항의 규정에 따라 보존ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산ㆍ관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산ㆍ관리하여야 한다.
② 폐기심의 관련 기록물은 다음 기준에 따라 보존ㆍ관리한다.
1. 기록물평가심의회 의결서 및 기록물평가심의서, 회의록 : 영구
2. 기록물평가의견서 및 기록물평가심사서 등 : 10년
3. 기타 기록물 폐기와 관련된 기록물 : 5년

① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.
② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 군산시 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 군산시 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검관리
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검

기록관의 열람시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장 또는 단축하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 군산시 및 소속기관의 직원
2. 타 기관 등의 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 득한 자
3. 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 제2호 및 3호의 경우 기록관장의 지정 장소에서 열람만 할 수 있다.

① 열람은 기록관에서 지정한 공간으로 제한하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출
3. 열람실 내부로 음식물 등의 반입
4. 기타 타인의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위
② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 제8호 기록물 열람ㆍ복사신청서를 작성하고, 복사 등에 소요되는 비용은 열람자가 부담한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제9호 서식에 의한 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장에게 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호 및 제3호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 미리 별지서식 10호 기록물 반출ㆍ반입 기간 연장 신청서 서식에 의한 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 군산시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 군산시 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.