구리시 기록관 운영 규칙자치법규 2038053

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따 른 구리시 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. “소속 행정기관” 이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 동을 말한다. 2. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. “기록물관리”란 기록물의 수집, 보존, 공개, 활용, 이관 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서 고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 구리시(이하 "시"라 한다) 본청, 소속 행정기관 및 하부행정기관에 적용하며 구리시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록업무담당과 소속으로 하며, 기록관의 장은 기록업무담당 과장이 된다. ② 구리시장(이하 "시장"이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관 리 전문요원과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수 및 기록물관리 시스템 운영 등의 업무 수행에 필요한 인원을 배치한다.

① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리 및 목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 기록관의 장의 요청에 따라 시장이 위촉하되, 위촉기간은 2년 이내로 하며, 예산의 범위에서 수당과 여비, 그 밖에 필 요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
2. 기록물관리기준표의 관리
3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보
4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관
5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
6. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색, 열람 제공
7. 기록관리시스템 운영
8. 기록물서고 및 행정자료실 관리
9. 정보공개접수 창구운영
10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

① 기록관에는 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 기록관과 처리부서(시 본청, 소속 행정기관, 하부행정기관) 및 국가기록원 (또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출 및 주요 기록물의 행정 참고자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

기록관의 장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 처리부서의 보관기 록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시 스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산 업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

본청, 소속 행정기관의 장, 하부행정기관의 장은 기록관의 기록물이관계획에 따라 자 체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목 록과 함께 별지 제1호서식에 따라 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필 요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 따른 기록물이관시기 연기신청서를 제출한 후에 보존기간 이 시작하는 날부터 10년의 범위에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 또는 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.

① 기록물 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위해 구리시 기록물평 가심의회(이하 “심의회”라 한다) 둔다. ② 심의회의 위원장은 기록관의 장이 되며, 심의회 위원은 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 민간 전문가와 소속 공무원으로 구성하되, 둘 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다. ③ 제2항에 따른 민간 전문가의 위촉은 제5조의 자문위원 중에서 위촉할 수 있다. ④ 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. ⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 소집한다. ⑥ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. ⑦ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결 한다. ⑧ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 업무담당주사가 된다. ⑨ 간사는 회의록을 작성ㆍ관리한다. ⑩ 민간 전문가에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. ⑪ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 적정 여부 검토 및 심의 확정 2. 기록물에 대한 보존기간의 재평가 및 조정 3. 그 밖에 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항 4. 그 밖에 위원장이 회의에 올리는 사항

① 처리과장은 해당 기관의 보존기록물을 착오 없이 평가 및 폐기하기 위하여 각과 주무팀장을 포함한 팀별 공무원 1명이상을 선정 기록물평가심사관으로 지정하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물 평가심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물평가심의서의 평가대상기록물 목록에 따라 소관 부서의 보존 문건을 확인하고 보존기록 물을 평가 2. 소관 부서별 기록물 평가심의서(변동사항이 있는 경우 기록물평가 심의결과 변동내역서 포함) 를 확정하고 그 결과를 처리과장에게 통보 ③ 각 처리과의 장은 별지 제3호서식의 기록물평가심의서(변동사항이 있는 경우 별지 제4호서식 의 기록물평가 심사결과 변동내역서 포함)를 기록관의 장이 지정하는 날까지 기록관의 장에게 제 출하여야 한다.

① 기록관의 장은 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무 규 정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여 보안관리를 철저히 하여야 한다. ② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하고, 관람ㆍ견학 등 부득이 하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관의 장의 허가를 받아야 한다.

① 기록관의 보존기록물 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한 다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. ② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다. ③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존 기록물 열람대장에, 보존 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 적어 넣어야 한다. ④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하 지 아니하다. ⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에 는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당 하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 ② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려 줄 수 없다.

① 기록관의 장은 처리부서의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. ② 기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 처리부서별 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다.