전남광주통합특별시 남구 기록관 운영 규칙자치법규 2033633

② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금 장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급 인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대해서는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 전남광주통합특별시 남구 기록물 평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다. 다만, 심의회는 다음 사항을 심의 한다. <개정 2015.3.30., 2026. 7. 1.>
1. 영 제43조 규정에 의한 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 보존기록물의 폐기, 재분류 등과 관련하여 필요한 사항 <개정 2015.3.30.>

① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가 2명을 포함하여야 한다. <개정 2015.3.30.>
② 심의회의 위원장은 자치행정국장으로 하되 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. <개정 2015.3.30., 2018.8.7., 2020. 6. 24.>
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다. <개정 2015.3.30.>
1. 남구 소속 기록물 평가관련 부서의 장
2. 남구 소속 직원 중 기록물 업무와 관련 있는 공무원을 간사로 함 <개정 2015.3.30.>
3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 중 구청장이 위촉한다. <개정 2015.3.30.>
④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 임기로 한다.

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제3호 서식에 의한 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다. <개정 2015.3.30., 2018.12.31.>
④ 간사는 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제1호, 제2호 서식까지 및 제4호 서식을 작성ㆍ관리 하여야 한다. <개정 2015.3.30.>
⑤ 간사는 심의회가 열리기 일주일 전에 위원에게 심의회에 필요한 자료를 전자우편 등으로 송부하여 사전에 충분한 검토를 할 수 있게 하여야 한다.

기록관장은 제14조제1호에 따른 보존 기간의 재책정, 보류 또는 폐기 결정시는 생산기관 및 생산부서와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제1호 서식인 기록물 평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 민간위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우는 그러하지 아니한다. <개정 2015.3.30.>

위원장 및 위원은 심의회와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안된다.

위원장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기 결정된 기록물 목록을 남구 홈페이지를 통하여 공표하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영〈별표 6〉의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업 공간, 열람 공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2018.12.31.>

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2018.12.31.>
② 기록관리시스템은 남구의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2018.12.31.>

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. <개정 2018.12.31.> ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수 할 수 있다. <개정 2018.12.31.> [제목개정 <2018.12.31.>]

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 남구의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」 및「보안업무규정 시행규칙」에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 별지 제5호 서식에 의거 사전에 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 <개정 2015.3.30.>
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입출력 대장을 관리하여야 한다.

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2015.3.30.>
1. 남구 공무원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 <개정 2015.3.30.>
② 제1항제2호의 경우 타 부처 등의 공무원은 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손 또는 파기 <개정 2015.3.30.>
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사하고자 하는 사람은 기록관 안에서 별지 제6호 서식을 작성하여야 하며, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며 열람ㆍ복사에 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. <개정 2015.3.30.>
③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차레만 연장할 수 있다. <개정 2015.3.30.>
3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제7호 서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다. <개정 2015.3.30.>

다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 <개정 2015.3.30.>
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 <개정 2015.3.30.>
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우 <개정 2015.3.30.>
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 남구의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 남구의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.