강원특별자치도기록관 설치 및 운영 규칙자치법규 2020818

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 강원특별자치도 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.<개정 2011.11.18., 2023. 6. 9.>

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.<개정 2011.11.18>
1. “기록물”이란 도 본청 및 소속기관(이하 “도”라 한다), 의회사무처 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.<개정 2011.11.18>
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.<개정 2011.11.18>
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.<개정 2011.11.18>
4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.<개정 2011.11.18>
5. “자료”란 다음 각 목의 어느 하나에 해당되는 자료를 말한다.<개정 2011.11.18>
가. 국내외 일반도서ㆍ행정도서ㆍ간행물ㆍ향토자료
나. 시청각 기록물(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드, 시디, 디브이디, 브이-테이프, 사진, 표본 등을 포함한다)
다. 행정자료(계획서, 지침, 회의, 행사, 연구보고서, 평가보고서, 지시, 사업실적 등을 포함한다)
라. 그 밖에 기록보존 가치가 있는 자료

기록관 운영에 관하여 다른 법령 또는 자치법규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.<개정 2011.11.18>

① 기록관은 행정국에 설치하고, 기록관장은 행정국장이 된다.<개정 2015.1.2., 2022.10.14.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 행정자료실, 행정정보공개, 기록물관리시스템, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 보존서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 기록전산실 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 홍보전시관 운영
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항에 따른 세부적인 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 도 및 의회사무처에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성하여 관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.<개정 2011.11.18>

① 기록관장은 도 및 의회사무처의 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물 및 보존기록물 등 소관기록물 현황을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야한다.<개정 2011.11.18>
③ 기록관장은 도 및 의회사무처 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2011.11.18>

① 기록관은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.<개정 2011.11.18>
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등에 필요한 기록물의 경우에는 사전에 이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.<개정 2011.11.18>
③ 이관시기 연장이 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.<개정 2011.11.18>
④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.<개정 2011.11.18>

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 모든 기록물은 강원특별자치도 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)의 심의를 거쳐 폐기하여야한다. <개정 2023. 6. 9.>
② 처리과의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에서 정한 기록물평가 심의서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 하며, 기록관장은 전문요원의 심사를 거쳐 심의회에 상정하여야 한다.
③ 기록관장은 심의회 결과 폐기결정된 기록물이 외부에 유출되지 않도록 폐기에 만전을 기해야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 도지사 소속으로 강원특별자치도 기록물평가심의회를 둔다. <개정 2023. 6. 9.>
② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성한다.
③ 심의회 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 기록물의 보존가치를 평가하는데 적합하다고 인정되는 도 소속 공무원과 기록물 관련 지식이 풍부한 민간 전문가 중에서 도지사가 임명 또는 위촉한다. 이 경우 2명 이상의 민간전문가가 위원에 포함되어야 한다.
④ 위원의 임기는 2년으로 하되, 계속하여 두 차례만 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 또는 위촉 해제 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 임기로 한다.<개정 2011.11.18>
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록업무담당 사무관으로 한다.

심의회는 다음사항을 심의 의결한다.
1. 기록물평가 심의기준 마련
2. 보존기간 경과 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류, 폐기
3. 그밖에 보존기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 업무를 총괄한다.<개정 2011.11.18>
② 위원장은 심의회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원의 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 간사는 별지 제1호서식에 따른 의결서와 별지 제2호서식에 따른 회의록을 작성하여 관리하여야한다.
④ 기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간을 재책정하거나 폐기하도록 결정한 해당 기록물의 목록을 도 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.

① 회의에 출석한 위원에게는「강원특별자치도 각종 위원회 구성 및 운영 등에 관한 조례」에서 정하는 바에 따라 수당과 여비를 지급할 수 있다.<개정 2011.11.18., 2023. 6. 9.>
② 기록관장은 위원들이 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 자료를 사적으로 누설하거나 이용하지 않도록 서약서 등을 받아 관리하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항 관련 별표6에서 정한 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 도 및 의회사무처 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(디에이티 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 시디자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실은 통제구역으로, 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.<개정 2011.11.18>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.<개정 2011.11.18>

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

①기록관의 전산실근무자는 다음 각 호에 해당하는 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호에 해당하는 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 보존기록물 열람시간은「강원특별자치도 공무원 복무조례」제13조에 따른 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 열람시간을 연장, 단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2017.9.29., 2023. 6. 9.>

① 기록관의 보존기록물을 열람할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다. 다만, 제2호에 해당되는 사람은 기록물관장으로부터 열람승인을 받은 후 열람할 수 있다.
1. 도 및 도 의회사무처 소속 공무원
2. 타 기관 소속 공무원
② 제1항제1호에 해당되는 사람에게는 기록관의 보존기록물을 대출할 수 있다.

① 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외부로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하려는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 보존기록물 열람 기록부에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.<개정 2011.11.18>
③ 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 정당한 지시에 따라야 한다.

기록관의 보존기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 「강원특별자치도 공무원 복무조례」제13조에 따른 근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다. <개정 2017.9.29., 2023. 6. 9.>
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.<개정 2011.11.18>
3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제4호서식에 따른 보존기록물 대출기록부에 필요한 사항을 기재하여야 한다.<개정 2011.11.18>
4. 제2호에도 불구하고, 기록관장은 보존기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건 등은 달리 정할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 기록물의 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우<개정 2011.11.18>
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우<개정 2011.11.18>
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

기록물을 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다.<개정 2011.11.18>
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.<개정 2011.11.18>
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

기록관장은 행정자료실(이하 “자료실”이라 한다) 운영을 위하여 전담직원을 배치하고, 다음 각 호에 해당하는 업무를 수행한다.
1. 자료의 수집, 분류, 정비, 보존 및 폐기에 관한 사항
2. 자료의 열람, 대출, 통제, 가공, 복사
3. 그 밖에 자료실의 운영에 관한 사항

자료실의 자료는 다음 각 호의 어느하나에 해당하는 방법에 따라 수집한다.
1. 국내외 일반도서는 기증, 교환, 관리전환 방법으로 수집할 수 있다. 다만, 직무수행에 필요한 도서는 기록관장이 수요조사를 실시하여 예산의 범위에서 구입할 수 있다.<개정 2011.11.18>
2. 외부기관(정부부처, 연구기관, 타 시 ㆍ 도 공공 또는 사회단체 등을 포한한다)의 자료는 기증, 교환, 보관전환 방법에 의하여 수집할 수 있다.
3. 도 및 의회사무처에서 생산하는 자료는 소관부서에서 3부를 자료실에 납본하여야 한다.
4. 외부 기관으로부터 접수되는 자료는 기록관장이 자료실에 납본할 수 있다. 이 경우 기록관장은 해당부서에 납본사항을 통보한다.
5. 도정 주요행사 및 사업기록 등 영구 보존자료(기록사진 필름, 사업 슬라이드, 청중일지, 녹음테이프, 음반, 비디오 등을 포함한다)는 해당 부서장이 사업종료 즉시 정비하여 자료실에 관리 전환하여야 한다.
6. 기록관장은 시ㆍ군에서 생산한 자료를 수집하여 관리할 수 있다.

자료실의 자료는 전산으로 등록 관리하고, 다음 각 호에 해당하는 방법으로 분류한다.
1. 국내외 일반도서는 십진분류법에 따라 분류한다.
2. 행정도서는 부문별로 분류 정리할 수 있다.
3. 그 밖의 자료는 이용 관리에 편리하도록 분류하여 보존한다.

① 자료실의 소장자료는 누구나 열람 또는 대출 받을 수 있다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자료는 대출을 제한할 수 있다.
1. 사전류 및 시중구입이 불가능한 행정자료 등 그 밖의 중요문헌<개정 2011.11.18>
2. 그 밖에 도지사가 대출을 금지할 필요가 있다고 인정하는 도서
② 자료를 대출할 때에는 신분을 확인한 후 대출하여야 하며, 대출을 받으려는 사람은 별지 제5호서식에 따른 대출신청서를 작성하여 제출하여야 한다. 다만, 작성한 내용이 변경되었을 경우에는 그 변경사항을 제출하여야 한다.<개정 2011.11.18>
③ 열람시간은 「강원특별자치도 공무원 복무조례」제13조에 따른 근무시간 이내로 하며, 대출한도는 1회 3권 이내로 하고, 대출기간은 대출일부터 15일 이내로 한다. <개정 2011.11.18., 2017.9.29., 2023. 6. 9.>
④ 행정자료 및 도서를 열람ㆍ대출받은 사람은 열람ㆍ대출종료 즉시 반납하여야 한다.
⑤ 행정자료 및 도서를 열람ㆍ대출받은 사람이 열람 또는 대출자료를 훼손 또는 분실하였을 때에는 기록관장이 요구하는 바에 따라 변상하여야 한다.

① 수집된 자료는 전산화하고, 등록원부는 보존매체에 수록하여 보관한다.<개정 2011.11.18>
② 행정자료실에서는 연 1회 이상 소장 자료에 대한 점검을 실시하여야 한다.<개정 2011.11.18>
③ 점검결과 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자료는 기록관장의 결재를 받아 폐기할 수 있다. <신설 2011.11.18>
1. 자료의 가치가 떨어져 더 이상 관리할 필요가 없게 된 자료
2. 2권 이상의 같은 자료로서 열람빈도가 적어 계속해서 소장할 필요가 없게 된 자료
3. 훼손이 심하여 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료

① 기록관장은 도 및 의회사무처 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 도 및 의회사무처 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 시행에 필요한 사항은 기록관장이 세칙으로 정할 수 있다.