강릉시 기록관 운영 규칙자치법규 2020231

이 규칙은 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 강릉시기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2018.12.27.>
1. “기록물”이라 함은 본청, 직속기관, 사업소, 읍ㆍ면ㆍ동(이하 “시 소속기관”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2024.3.27.>
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 소속기관에 적용되며, 강릉시기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다. <개정 2024.3.27.>

① 기록관은 행정지원과에 설치하고, 행정지원과장이 기록관장이 된다. <개정 2015.06.24, 2018.11.14.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.<단서삭제2014.3.26>
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 강릉시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로 하되, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하고, 연임할 수 있다.<개정2014.3.26>
③ 시장은 위촉된 자문위원에 대하여 「강릉시 각종위원회 구성 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.<개정2014.3.26>

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
5. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
10. 기록물 정수점검 및 실태조사
11. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
12. 시 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 <개정 2024.3.27.>
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관의 시설 및 장비관리
15. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
17. 소관 비전자기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 30년 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
20. 정보공개 접수 창구 및 정보공개 심의회 운영 <개정 2024.3.27.>
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2024.3.27.>
② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.<개정2014.3.26>

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 시 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 실시하여야 한다. <개정 2018.12.27., 2024.3.27.>
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.<개정2014.3.26>
③ 기록관의 장은 시 소속기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정2014.3.26, 2024.3.27.>

① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다. <개정 2024.3.27.>
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록물이관 연기신청서(별지 제1호서식)를 기록관장에게 제출하여야 한다. <신설 2024.3.27.> <종전 제2항은 제3항으로 이동 2024.3.27.>
③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <종전의 제2항에서 이동 2024.3.27.> <개정 2024.3.27.>
④ 직제개편, 한시조직의 폐지 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서 또는 이관목록(별지 제2호서식)을 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다. <종전의 제3항에서 이동 2024.3.27.> <개정 2024.3.27.>

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.<개정2014.3.26> ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행한다.<개정2014.3.26>

① 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 강릉시 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성하고, 위원장은 기록관장으로 하며, 간사는 기록관리 업무 팀장으로 한다.<개정 2014.3.26, 2025.10.1.> ③ 심의회의 당연직 위원은 소속 공무원 중 경제정책팀장 및 도시행정팀장으로 하며, 위촉직 위원은 기록물관리 및 평가에 전문적인 지식을 가진 외부전문가 2명으로 하되 시장이 위촉하는 사람으로 한다.<개정 2014.3.26, 2015.06.24, 2018.4.4., 2018.11.14., 2022.11.7., 2025.10.1.> ④ 심의회 위원의 임기는 당연직 위원의 경우 그 직에 재직하는 기간으로 하고, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 위촉직 위원의 사임 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다. <개정 2018.12.27.> ⑤ 심의회 참석 위원에 대하여는「강릉시 각종위원회 구성 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.<개정2014.3.26>

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 평가대상 기록물에 대한 심사 결과 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정(재책정, 보류, 폐기)
3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다. 다만 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 경우에는 당연직 위원중에서 직제순에 따라 그 직무를 대행한다.
② 위원은 제18조에 따른 평가심의기준을 철저히 준수하여야 한다.<개정2014.3.26>

① 전문요원은 심의회 개최 전 심의대상 기록물의 보존기간의 적절성, 사료적ㆍ행정적 가치 여부를 종합적으로 검토하여 폐기대상 기록물에 대한 사전심사를 실시하여야 한다.
② 행정자료(도서 및 비도서자료)의 폐기는 장서점검 결과 훼손ㆍ오손이나 이용가치가 소멸된 자료를 대상으로 한다.

① 심의회는 연 1회 이상 개최를 원칙으로 하되, 기록물평가심의가 필요한 경우 개최계획을 수립하여 각 위원들에게 심의일시, 대상목록 등의 사항을 회의개최 1주일 전까지 송부하여야 한다. 다만, 위원장 및 처리부서의 요청시 수시 개최할 수 있다.
② 삭제 <2018.12.27.>
③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석과, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 외부전문가 2명을 반드시 포함하여야 한다.<개정2014.3.26>
④ 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.
⑤ 삭제 <2018.12.27.>
⑥ 폐기결정된 기록물이라도 처리과에서 폐기 보류를 요구하는 기록물은 주요 기록물의 멸실 방지 측면에서 다음 심의회에서 재심의 할 수 있다.
⑦ 전문요원은 심의회의 회의록(별지 제3호서식)을 작성ㆍ관리한다.

① 심의회 위원은 전문요원이 작성한 심의대상 기록물에 대하여 심사결과의 적절성 여부를 검토하여 기록물 평가심의서(별지 제4호서식)의 심의회 의견란을 작성하여야 한다.
② 심의대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호의 기록물은 폐기를 보류하거나 보존하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물
3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
5. 비상대비ㆍ충무계획 등의 업무 중 지속적인 관리 및 증빙이 필요한 기록물
6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물
7. 기타 보존기간이 과소 책정되거나 보존할 필요가 있는 기록물 등

폐기 결정부터 폐기 집행 등 폐기와 관련된 일련의 행위들은 기록물로서 보존ㆍ관리되도록 한다.

① 폐기 결정된 종이기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 물리적인 형태를 완전 분해하여 처리하며, 폐기 과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.
② 전자기록물의 경우에는 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 시 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구 기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. <개정 2024.3.27.>

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 시 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2024.3.27.>

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.<개정2014.3.26>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.<개정2014.3.26>

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실 근무자로 지정된 사람은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.<개정2014.3.26>
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작시부터 종료시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.<개정2014.3.26>
1. 시 소속기관의 직원 <개정 2024.3.27.>
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람<개정2014.3.26>
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 기록관 이용자 관리대장(별지 제5호서식)에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 하며, 기록물 열람 신청서(별지 제6호서식)를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.<개정2014.3.26>

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 기록물 반출ㆍ반입서(별지 제7호서식)를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.<개정2014.3.26>
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우<개정2014.3.26, 2024.3.27.>
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.<개정2014.3.26>
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 시 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2024.3.27.>
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 소속기관 처리과의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2024.3.27.>

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.