세종특별자치시교육청 기록관 운영규정자치법규 2016895

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 세종특별자치시교육청에 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이란 세종특별자치시교육청(이하 ‘본청’이라 한다)과 그 소속기관(각급학교를 포함한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존하고 관리하며 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 업무 분야별 전담인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. "처리과"란 본청에 속하여 소관업무를 수행하는 관 또는 과 단위를 말하며, 직속기관과 각급학교는 해당 기관자체를 처리과로 본다.

기록관 운영에 필요한 사항은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따라 본청과 소속기관 전체에 적용한다. <개정 2022.10.31.>

제2장 구성 및 분장업무

① 본청 기록관은 운영지원과에 설치하고 운영지원과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다. <개정 2018.12.31.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 장이 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하도록 하여야 한다.

①기록관은 다음 각 호에 대한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물의 이관과 보존
3. 기록관리기준표의 작성과 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 보고
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록
8. 기록물평가심의회의 구성ㆍ운영
9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
10. 기록물 보존서고 관리
11. 서고 보존기록물 정리와 정수 점검
12. 기록물관리 교육의 운영계획 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 기록관의 보안 및 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비 관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 비전자기록물의 전자화 계획 수립 및 시행
18. 보유기록물의 평가 및 폐기
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 활용을 위한 검색 및 열람 제공
21. 정보공개 접수창구 및 정보공개제도 운영 개선
22. 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 대한 사항
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성 및 관리
24. 세종특별자치시교육감을 수신자로 하는 외부문서의 처리과 배부
25. 간행물 발간등록번호 부여 및 관리
26. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등의 제정 및 개정
27. 업무관리시스템과 자료관시스템의 운영 및 관리
28. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

① 기록관장은 본청 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산되어 등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 처리과의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다.) 제17조부터 제19조에 따른 업무를 수행하는 등의 경우에는, 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 업무관리시스템에 등록하여야 한다. <개정 2018.12.31.>

① 처리과의 장은 업무수행에 따라 기록물을 생산이나 접수하였을 경우에는 모든 유형의 기록물을 업무관리시스템에 등록 하여야 한다.
② 기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하고, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 전년도에 생산 완결한 기록물의 정리를 위하여 공개여부, 접근권한 재분류, 분류, 편철, 확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산을 완결한 기록물을 2월말까지 정리하여야 한다.

① 처리과의 장은 처리과에서 생산을 완결한 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 미리 기록물이관 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. <개정 2018.12.31.>
② 제1항 단서조항에 따라 이관연장이 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 등의 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 기록관장은 직제개편이나 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수해야 할 경우에는 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 해당 부서의 기록물을 인계인수 할 부서가 있으면, 인계인수하는 부서 간에 별지 제3호서식의 기록물 인계인수 확인서를 작성하여 관리하도록 한다.
2. 업무를 승계하는 부서가 없어 해당 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 없으면 해당 기록물을 기록관으로 이관 받아 관리하여야 한다.

① 처리과의 장은 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물 생산현황을 보고하여야 한다.
② 기록관장은 처리과의 전년도 생산현황을 취합하여 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통지하여야 한다.

처리과의 장은 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. <개정 2018.12.31.>
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 처리과의 장은 처리과에서 보관하고 있는 기록물의 기본목록을 별지 제4호서식의 보존기록물 관리대장에 작성하여 비치하고 기록물이 훼손되거나 멸실되지 않도록 안전한 장소를 지정하여 보관ㆍ관리하여야 한다.
② 기록관장은 기록관에서 인수한 기록물을 기록물 형태나 보존기간, 생산부서 등을 구분하여 기록물의 보존위치를 알 수 있도록 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고의 관리책임자를 지정하고 그 관리책임자는 서고의 출입이 통제되도록 하여야 한다.
④ 기록관장은 보존기록물의 정수점검과 상태점검을 실시하여야 하며, 항온항습 환경구축 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

①기록관장은 비밀기록물의 보존 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우에 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제4장 기록물평가심의회

기록물평가심의회(이하‘심의회’라한다)는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 영 제43조 규정에 따라 보존기간이 끝난 기록물의 보존기간 재책정,보류 또는 폐기
2. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

①심의회는 위원장1인을 포함하여 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.
② 본청 심의회 위원은 운영지원과장, 유초등교육과장, 재무행정과장으로 하고, 그 밖의 위원은 기록물 보존가치 평가에 적합한 민간전문가를 위촉하며, 위원장은 운영지원과장이 된다.<개정 2015.1.30., 2018.12.31., 2024.6.28.>
③ 민간전문가는 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 보존가치 평가에 지식과 경험이 풍부한 사람 중에서 교육감이 위촉한 사람으로 한다.
④ 심의회의 사무 처리를 위하여 간사와 서기를 두며, 간사와 서기는 기록관 소속 공무원 중에서 위원장이 지정한다.
⑤ 심의회 위원의 임기는 소속 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가 등의 경우에는 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다. <개정 2022.10.31.>

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회의 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서 및 그 밖의 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다. <개정 2022.10.31.>
② 위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적, 사료적,증빙적, 행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.

①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 전문요원은 기록물평가심의회 회의록을 작성하고 이를 영구보존 하여야 하며, 업무관리시스템에 등록하여야 한다.

위원장과 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 개인적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안 된다. [제20조에서 이동, 종전 제19조는 삭제 <2018.12.31.>]

① 기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기하기로 결정한 기록물의 목록을 본청 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다. ② 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 변경내용은 이력으로 관리하여야 한다. [제21조에서 이동, 종전 제20조는 제19조로 이동 <2018.12.31.>]

민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당이나 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. [제22조에서 이동, 종전 제21조는 제20조로 이동 <2018.12.31.>]

제5장 기록물의 전자화관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다. [제23조에서 이동, 종전 제22조는 제21조로 이동 <2018.12.31.>]

① 기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 업무관리시스템과 연동하여 기록물의 이관과 생산현황보고, 주요기록물의 검색과 활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영 하여야 한다. [제24조에서 이동, 종전 제23조는 제22조로 이동 <2018.12.31.>]

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비의 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지보수가 전문성이 필요하다고 판단되면 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. [제25조에서 이동, 종전 제24조는 제23조로 이동 <2018.12.31.>]

기록관장은 보유기록물 중에서 활용가치가 높은 기록물의 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. [제26조에서 이동, 종전 제25조는 제24조로 이동 <2018.12.31.>]

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 DVD 자료로 구분하여 관리한다. [제27조에서 이동, 종전 제26조는 제25조로 이동 <2018.12.31.>]

① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야하며, 전자기록물의 백업주기 및 보존기간은 별표 1과 같다. ② 백업담당자는 백업 진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난이나 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관하여야 한다. [제28조에서 이동, 종전 제27조는 제26조로 이동 <2018.12.31.>]

① 전자기록물의 폐기는 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다. ② 전자기록물의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 다만, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다. [본조신설 2018.12.31.]

제6장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따라 보안 관리를 철저히 하고 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 관람이나 견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. [제25조에서 이동, 종전 제24조는 제23조로 이동 <2018.12.31.>]

기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물의 보안 및 재난대비 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고 내의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제7장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 운영시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 본청 및 소속기관의 교직원
2. 타 기관 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 기록물을 무단으로 열람실 외부로 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 내로의 음식물 등 반입
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 보유기록물을 열람하는 자는 열람업무 담당자의 지시에 따라야 한다.
③ 열람인은 신청한 기록물을 열람할 때에 필기도구만을 지참할 수 있으며, 필기도구는 연필만을 사용한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. <개정 2022.10.31.>
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. <2022.10.31.>
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 행정자료실 운영 <개정 2016.11.10.>

행정자료실은 다음 사항을 관장한다. 1. 행정자료(도서, 간행물 등)의 수집ㆍ정리ㆍ보관ㆍ폐기에 관한 사항 2. 행정자료의 열람ㆍ대출에 관한 사항 3. 그 밖의 행정자료실 운영에 관한 사항 [본조신설 2016.11.10.]

이용자들의 자료이용을 돕기 위해 희망도서, 신간도서, 교육 관련도서를 적극 구입하여 비치하여야 한다. [본조신설 2016.11.10.]

① 자료의 열람 및 대출은 본청 및 소속기관의 교직원에게만 한정하며, 정기간행물 및 비치활용도서는 대출을 제한한다. ② 자료 대출은 1명당 10권 이내로 하며 대출기간은 14일로 하되 한 차례만 연장할 수 있다. ③ 대출한 자료를 분실한 경우 동일한 자료로 변상하되, 동일 자료로 변상하기 어려운 경우에는 유사 자료로 변상한다. [본조신설 2016.11.10.]

① 기록관장은 매년 1회 이상 정수점검을 실시하고, 더 이상 보존 활용가치가 없거나 훼손이 심하여 이용가치를 상실한 자료는 폐기할 수 있다. ② 제1항에 의거 폐기대상 자료는 심의회의 심의를 거쳐 폐기한다. [본조신설 2016.11.10.]

제9장 보칙 <신설 2016.11.10.>

① 본청 각 처리과에서 간행물을 발간하고자 하는 때에는 간행물 발간등록번호를 부여받고 이를 간행물에 표기하여 발행한다. ② 본청 각 처리과에서 국가기록원을 통해 간행물의 ‘발간등록번호’를 부여 받아 이를 발행하였을 때에는 지체 없이 발행 간행물 10부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출하여야 한다. ③ 본청 각 처리과에서 본청 기록관을 통해 간행물의 ‘간행물관리번호’를 부여 받아 이를 발행하였을 때에는 지체 없이 발행 간행물 7부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출하여야 한다. ④ 본청과 그 소속기관에서 발간한 간행물은 2부를 기록관에 보관하고, 외부 기관에서 접수받은 간행물은 1부를 기록관에 보관한다. [본조신설 2016.11.10.]

① 기록관장은 본청 및 그 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 본청과 그 소속기관의 직원을 대상으로 연1회 이상 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
③ 기록관장은 제1항에 따른 기록물관리 실태 지도점검과 평가에 필요한 자료의 제출을 처리과의 장에게 요청할 수 있다. [제38조에서 이동 <2016.11.10.>]

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. [제39조에서 이동 <2016.11.10.>]