광주광역시교육청 기록물 관리 운영 규정자치법규 2007134

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」및 같은 법률 시행령에 따라 기록물관리 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정은 광주광역시교육청 본청(이하 “본청”이라 한다)ㆍ교육지원청ㆍ직속기관과 각급 학교에 적용한다. 각급 학교는「유아교육법」제7조제2호의 공립유치원 및 같은 조 제3호의 사립유치원,「초ㆍ중등교육법」제3조제2호의 공립학교 및 같은 조 제3호의 사립학교를 말한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "기관”이란 본청, 교육지원청, 직속기관, 각급 학교를 말한다.
2. "처리과”란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “시행령”이라 한다)제10조에 따라 본청 및 교육지원청 소속 과ㆍ담당관ㆍ관(이하 “부서”라 한다)을 말한다.
3. "보존서고”란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.

제2장 본청 및 교육지원청에 두는 기록관

제1절 기록관의 운영

① 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다)제13조 및 시행령 제10조에 따라 본청과 교육지원청의 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하고, 기록관의 장은 그 부서의 장이 된다.
② 시행령 제10조제2항에 따라 본청 기록관은 본청을 비롯한 직속기관, 고등학교, 특수학교를 관할하며, 교육지원청 기록관은 당해 교육지원청을 비롯한 「지방교육자치에 관한 법률 시행령」제5조 별표2의 관할 구역에 의한 초ㆍ중학교 및 공ㆍ사립유치원을 관할한다. 직속기관과 각급 학교의 경우 제8조의 위임사항을 제외한 기록물관리 업무 수행 시 처리과로 본다.

기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 관할 기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 관할 기관의 기록물 수집ㆍ등록ㆍ보존ㆍ폐기ㆍ활용ㆍ편찬ㆍ전시ㆍ홍보
3. 기록관리시스템 설치ㆍ운영 및 교육
4. 관할 기관의 기록물분류기준표 취합ㆍ관리 및 조정
5. 관할 기관의 기록물 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 보고
6. 보존기간 30년 이상 기록물의 보존매체 수록ㆍ관리 및 중앙기록물 관리기관으로의 이관
7. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물 관리
8. 주요 기록물의 전산화 및 검색ㆍ열람 제공
9. 기록물평가심의회 구성 및 운영
10. 소관 비공개 및 비밀기록물의 공개여부 재분류
11. 기록물 보존서고ㆍ시설ㆍ장비 관리 및 재난대비 계획 수립 시행
12. 관할 기관의 기록물관리에 대한 지원 및 지도ㆍ감독
13. 관할 기관의 기록물관리실태 점검 및 기록물관리 책임자 교육
14. 간행물 관리
15. 정보공개심의회 운영
16. 정보공개접수창구 운영
17. 기타 기록물관리에 관한 사항

기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 관련 시스템 및 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

기록관의 장은 관할 기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

기록관이 설치된 기관의 장은 시행령 제35조의 규정에 따라 직속기관과 관할 각급 학교에 기록물 인수ㆍ관리ㆍ검수 절차를 위임하여 당해 기관의 보존 서고에 보관하도록 한다.

제2절 기록물평가심의회

① 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 법 제27조의2, 시행령 제43조의 규정에 따라 기록관이 설치된 기관의 장이 구성ㆍ운영하되, 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
② 심의회 위원장은 본청의 경우 행정국장으로 하고, 교육지원청의 경우 행정지원국장으로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 기록물관리 부서의 장이 위원장의 직무를 대행한다.
③ 내부위원은 본청의 경우 기록물관리 부서의 장 및 미래교육기획과장으로 하고, 교육지원청의 경우 위원장이 정하는 자로 한다. 외부위원은 기록물 평가에 관한 지식을 가진 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다. <개정 2019.2.14., 2023.2.15.>
④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하고 1차에 한하여 연임할 수 있다.
⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수이상 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다. 본청은 기록물관리 업무 담당 사무관이 간사가 되고, 교육지원청은 기록물관리업무 담당이 간사가 된다. 본청 및 교육지원청의 서기는 전문요원이 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정
3. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 심의회 위원장과 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 개인정보 등 민감 사항을 누설하여서는 안된다.
② 외부위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당이나 여비 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.
③ 이 규정에서 정한 것 외에 심의회 운영에 필요한 사항은 심의회 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

제3장 기관의 기록물관리

제1절 보안 및 점검

기관의 장은 법 제15조에 따라 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과 별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

① 기관의 장은「보안업무규정」에 따라 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정ㆍ관리하여야 한다.<개정 2017.11.14.>
② 전산실 및 보존서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보존서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

제2절 열람 및 대출

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 30년 이상 보존기간의 중요기록물을 대출하고자 하는 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 재 대출할 수 없다.

보존서고의 열람 및 대출시간은「광주광역시 교육감 소속 지방공무원 복무조례」제13조에 의한다. 다만, 소속 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 당해 소속 기관의 직원
2. 타 부처 공무원과 민간인으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 열람하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고 보존서고 내에서만 열람하게 할 수 있다.

① 누구든지 보존서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 기록물의 무단 외부의 반출
3. 보존서고의 복사기 등 시설ㆍ장비의 훼손 또는 파괴
4. 그 밖에 보존서고 유지 운영에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 자는 보존서고 관리책임자의 지시에 따라야 한다.
③ 열람인은 신청 기록물을 열람할 때 보존서고 관리책임자가 제시한 필기도구를 지참할 수 있다.

기록물 대출은 다음 각 호에 의한다.
1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정 되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 소속 기관의 장의 승인을 얻어야 한다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 보존서고 관리책임자가 반납을 요구하는 경우
③ 대출 기록물을 반납하지 않고 외부로 반출하거나 훼손 및 분실한 경우 법 제50조와 제51조에 따라 처벌한다.