전북특별자치도교육청 및 소속기관 기록관 운영 규정자치법규 2003262

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 전북특별자치도교육청 및 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2016.1.4., 2023.11.10.>

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
2. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규정은 기록관 운영에 관하여 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.<개정 2016.1.4.>

제2장 기록관의 설치

① 본청 기록관은 행정과에 설치하고 기록관장은 행정과장이 되며, 본청의 처리과 및 소속기관(직속기관, 도립 고등학교 및 특수학교)의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다. <개정 2010.6.30., 2023.3.1.>
② 교육지원청 기록관(이하 “지역 기록관”이라 한다)은 행정지원과에 설치하고 기록관장은 행정지원과장이 되며, 교육지원청 처리과와 소속기관(교육지원청의 소속기관, 도립 유ㆍ초ㆍ중학교)의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다.<개정 2011.2.16, 2011. 8. 29, 2016.1.4>
③ 기록관을 설치하지 아니한 소속기관의 장은 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

① 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조제2항의 업무와 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.<개정 2016.1.4.>
1. 접수 기록물의 분류ㆍ배부 및 비전자문서의 수발업무 지원
2. 기록관리기준표의 관리
3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
4. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물ㆍ행정박물ㆍ시청각기록물의 관리
5. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리
6. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개여부 재분류
8. 기록물 서고 관리
9. 행정자료실 관리
10. 간행물 및 행정용 도서 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물 관리 지도, 교육운영계획의 수립 및 시행
13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관의 시설 및 장비 관리
15. 기록관리시스템의 설치ㆍ운영
16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람서비스 제공
17. 소관 비전자기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람서비스 제공
20. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
22. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물 평가심의회

① 본청 기록관 및 지역 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제43조제5항에 따라 기록물의 보존가치 평가 등을 위하여 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.<개정 2010. 6.30., 2025.11.14.>
② 본청 기록관의 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성한다.<개정 2010. 1. 1, 2011. 02. 16, 2011. 8. 29, 2016.1.4>
③ 본청 기록관의 심의회는 당연직 위원으로 위원장인 행정과장과 중등장학담당, 법무담당이 된다.<개정 2010.6.30., 2016.1.4., 2023.3.1.>
④ 본청 기록관의 심의회는 외부 위원으로 기록 분야에 학식과 경험이 풍부한 사람 중에서 교육감이 위촉한다. 다만, 위촉직 위원의 경우에는 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과할 수 없으며, 임기는 2년으로 하며 한 차례만 연임할 수 있다.<신설 2016.1.4.>
⑤ 지역 기록관의 심의회는 영 제43조제5항에 따라 기관 실정에 맞게 구성한다.<신설 2016.1.4.> <개정 2025.11.14.>

① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회는 기록관장으로부터 기록물의 보존가치 평가 요구가 있는 경우와 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 개최한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 그 밖에 심의회의 운영에 관하여 필요한 사항은 위원장이 정한다.

① 기록관장은 기록물관리전문요원(전문요원이 없는 경우 기록물관리 담당자. 이하 같다)의 심사를 거쳐 회의개최 5일 전까지 같은 법 시행규칙 별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서와 요약서 등의 안건을 심의회에 제출하여야 한다.
② 위원장은 제출된 안건을 회의개최 3일 전까지 각 위원에게 개별통지 하여야 한다.
③ 심의회는 안건심의를 위해 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자의 의견을 청취할 수 있다.
④ 심의회는 심의를 위해 필요한 경우 대상 기록물을 실사하거나 대상 기록물을 지정한 후 기록물관리전문요원에게 실사평가를 위임할 수 있다.
⑤ 위원장은 심의회의 심의결정 사항을 지체 없이 기록관장에게 통보하여야 한다.

① 심의회의 사무를 원활하게 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1명을 두며, 본청 기록관 심의회의 간사는 본청 기록관의 기록물 관리를 총괄하는 담당사무관이 되고, 서기는 기록물평가업무담당자가 되며, 지역 기록관 심의회는 기관 실정에 맞게 지정ㆍ운영한다.
② 간사는 심의회 운영을 지원하고 관련 사무를 처리하며, 서기는 회의록을 작성한다.

제4장 기록관의 시설ㆍ장비 관리 등

기록관장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 영 제60조제1항에서 정한 보존시설 및 장비를 확보해야 하며, 적정한 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간 및 기록물의 활용에 필요한 열람 장비 등을 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 본청에 본청 및 지역 기록관 통합시스템을 설치하고 본청, 교육지원청, 직속기관의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영한다.<개정 2016.1.4.>

① 본청 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 전자기록물의 백업주기 및 보관기간은 별표 1과 같다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 주전산실을 통제구역으로 관리하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 서고에 대하여 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.<개정 2016.1.4.>

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 서고의 각종 전원 및 소화설비, 그 밖의 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 기록물의 열람 및 대출

기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간 이내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. 다만, 제3호의 경우는 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.<개정 2016.1.4.>
1. 본청 기록관 : 본청 및 소속기관의 직원<개정 2010. 6.30>
2. 지역 기록관 : 교육지원청 및 소속기관의 직원<개정 2016.1.4.>
3. 타 기관의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람<개정 2016.1.4.>

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 열람자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 및 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진에 지장을 초래할 수 있다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자하는 사람은 별지 제1호 서식의 대출신청서를 제출하여 서고관리책임자의 승인을 얻어야 한다.
3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 대출연장신청서를 제출하여 승인을 받아야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.<개정 2016.1.4.>
② 기록물을 대출받은 사람은 다음 각 호의 사유가 발생할 경우 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장
2. 그 밖에 서고관리책임자가 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제7장 보칙

① 기록관장은 처리과 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물 관리 업무에 대하여 처리과 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.