인천광역시교육청 기록관 운영규정자치법규 2002738

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 법 시행령 제10조에 따라 인천광역시교육청(이하 "본청"이라 한다) 및 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2014.5.19 훈128>

이 규정은 본청과 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 업무분장

① 기록관은 총무과 소속으로 하고, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 총무과장이 되며, 교육지원청 기록관은 학교운영지원과(강화교육지원청은 행정지원과) 소속으로 하고, 기록관장은 학교운영지원과장(강화교육지원청은 행정지원과장)이 된다. <개정 2010.10.18, 2012.12.24> <개정 2014.5.19 훈128> <개정 2019.2.25. 훈150>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원 등 필요한 인력을 배치한다.
③ 기록관장은 기록물관리를 위하여 각 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 업무를 총괄한다. <개정 2012.12.24>
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 기록물관리 지도ㆍ교육
7. 비공개 기록물의 공개 재분류
8. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
10. 기록관리시스템의 설치 및 운영
11. 기록관의 시설 및 장비관리
12. 기록관 서고 및 행정자료실 관리
13. 중요기록물 보안 및 재난대비 계획 수립
14. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환
15. 보존가치가 높은 기록물의 보존매체 수록
16. 기록물의 검색ㆍ열람 제공
17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
18. 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수 <개정 2014.5.19 훈128>
19. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

기록관장은 본청 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산 또는 접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 각 처리과의 장은 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2012.12.24>
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2012.12.24>

기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

처리과에서 간행물을 발간하는 경우, 발간 후 15일 이내에 해당 간행물 2부를 기록관에 송부하여야 한다.

제4장 기록물평가심의회

기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다음 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 법 시행령 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 교육감이 요청한 사항

① 심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 구성하되, 2명의 민간전문가를 포함한다.
② 본청 심의회 위원장은 총무과장이 되고, 위원은 소속공무원 중 초등교육과장, 감사총괄담당서기관이 되며, 그 밖의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가를 위촉한다. <개정 2010.10.18, 2012.12.24., 2013.12.30.> <개정 2018.8.20. 훈147> <개정 2019.2.25. 훈150> <개정 2021.2.22. 훈161>
③ 교육지원청 심의회는 제2항에 준하여 기관실정에 맞게 정한다. <개정 2014.5.19 훈128>
④ 심의회에 참석하는 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 위원의 임기는 소속공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가의 경우 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.
② 결원에 의하여 새로 위촉되는 위원의 임기는 전임 위원 임기의 남은 기간으로 한다.

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 위원장이 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 회의에 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.

제5장 기록물의 전산화관리

기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

기록관장은 기록물 중 보존 및 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색 ㆍ 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제6장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 서고를 제한구역으로 지정하고,「보안업무규정」 등 관계법령에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람ㆍ견학 등 을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록물의 안전한 관리를 위하여 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 관리자는 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등의 작동상태
2. 보존기록물의 훼손 및 해충의 발생 여부
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 등

제7장 열람 및 대출

① 기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간의 시작시부터 종료시까지 한다. 다만, 필요한 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경할 수 있다.
② 기록물 대출기간은 7일이며, 1회에 한하여 연장할 수 있다.

① 기록관의 기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게 열람 및 대출할 수 있다.
1. 인천광역시교육청 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 공무원 및 일반인으로서 기록관장의 허가를 받은 자
② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물인 경우
2. 업무상 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출을 요청하는 경우
3. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출에 부적합하다고 인정되는 경우

기록물을 대출받은 자는 대출기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 기간 연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가대출을 금지할 수 있다.

제8장 보칙

① 기록관장은 본청 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리업무와 관련하여 본청 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 정한다.