충청남도교육청 기록관 운영 규정자치법규 2002254

이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록법’이라 한다) 제13조, 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청남도교육청(이하 “본청”이라 한다)과 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2015.12.18>

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. ‘기록물’이라 함은 본청과 지역교육청 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. ‘기록물관리’라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. ‘기록관’이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설과 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. ‘기록관리시스템’이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본제작과 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. ‘소속기관’이라 함은 본청 소속 직속기관 및 고등학교, 특수학교를 말한다.<개정 2011. 11. 2>

이 규정은 본청 및 지역교육청과 교육감 소속 전 기관 및 각급학교(이하 ‘소속기관’이라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

① 본청 기록관은 총무과 소속으로 하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 지역교육청 기록관은 행정과 소속으로 하고 기록관의 장은 행정과장이 된다. <개정 2010.8.24, 2019.2.28.>
② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록물관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구 및 정보공개제도 운영개선
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다.) 제17조부터 제19조에서 규정한 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.<개정 2011. 11. 2>
③ 기록관의 장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2011. 11. 2>

① 처리과에서는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록관으로 이관 하여야 한다. 다만, 처리과의 장은 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록물이관연기신청서를 기록관장에게 제출 하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관의 장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.
③ 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관의 장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다.
② 기록관의 장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

제4장 기록물의 전산화관리

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록물관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록물관리시스템은 당해 공공기관의 전자기록생산시스템 및 소관 영구 기록물관리기관의 기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

①기록관의 장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관의 장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 소관 처리과 보존 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 전자기록물의 백업주기 및 보존기간은 별표 1와 같다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

제6장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 충청남도교육청 및 소속기관의 직원
2. 타 기관 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외부로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제7장 기록물평가심의회 운영

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는「공공 기록법」제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

① 심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함 하여야 한다.
② 본청 심의회 위원장은 기록관의 장이 되며 당연직 위원은 교원인사과장, 행정과장으로 하고, 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 학계 및 전직 공무원 등 민간전문가 2명을 위원으로 위촉한다.<개정 2012.11.22, 2016.6.30, 2019.2.28, 2024.8.20.>
③ 심의회의 사무처리를 위하여 간사와 서기를 두며, 간사와 서기는 기록관 소속 공무원 중에서 위원장이 지정한다.
④ 심의회 위원의 임기는 소속 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가의 경우 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.
⑤ 지역교육청 심의회는 제2항에 준하여 기관실정에 맞게 정한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물의 보존기간에 대한 재책정
3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항.

① 심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건, 평가심의서 및 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.
② 위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적ㆍ사료적ㆍ증빙적ㆍ행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다.
③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위업무별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 전문요원은 기록물평가심의회 회의록을 작성, 관리한다.

① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산ㆍ관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산ㆍ관리하여야 한다.
② 폐기심의 관련 기록물은 다음 기준에 따라 보존ㆍ관리한다.
1. 기록물평가심의회 의결서 및 기록물평가심의서, 회의록 : 영구
2. 기타 기록물 폐기와 관련된 기록물 : 5년

① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.
② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.

민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 또는 여비 등을 지급할 수 있다.

제8장 행정자료실 운영

자료실은 다음 사항을 관장한다.
1. 자료의 수집ㆍ정리ㆍ보관ㆍ폐기에 관한 사항
2. 자료의 열람ㆍ대출에 관한사항
3. 그 밖의 자료실 운영에 관한 사항

① 교육청 각 실ㆍ과와 직속기관에서 간행물을 발간하고자 하는 때에는 간행물 발간등록번호를 부여받고 간행물에 표기하여 발행한다.
② 교육청 각 실ㆍ과와 직속기관에서 간행물 발행 후 발행 간행물 3부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출한다.

이용자들의 자료이용을 돕기 위해 희망도서, 최신간도서, 교육학도서는 적극 구입ㆍ비치한다.

① 자료의 열람은 누구나 가능하며, 대출은 교육청 및 산하 교직원에게만 하며, 다만, 정기간행물, 참고도서, 비치활용도서는 대출 제외
② 자료 대출은 1명당 5권 이내이며 대출기간은 14일이되, 1회에 한하여 연기할 수 있다.
③ 대출자료를 분실한 경우 동일한 자료로 변상하되, 동일 자료로 변상하기 어려운 경우에는 유사자료로 변상한다.

① 기록관장은 매년 1회 이상 정수점검을 실시하고, 더 이상 보존 활용가치가 없거나 훼손이 심하여 이용가치를 상실한 도서는 폐기할 수 있다.
② 자료의 폐기 및 제적의 범위는 연간 전체 장서의 100분의 7을 초과할 수 없다. 다만, 불가항력적인 재해ㆍ사고, 그 밖에 이에 준하는 사태로 인한 자료의 유실은 제외한다.<개정 2011. 11. 2>

제9장 보칙

① 기록관의 장은 당해기관 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 당해기관 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다.