금융정보분석원 기록관 운영 규정행정규칙 51478

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하"공공기록물법"이라 한다), 같은 법 시행령(이하"공공기록물법 시행령"이라 한다), 「특정금융거래정보의 보고 및 이용 등에 관한 법률」 (이하"특정금융거래정보법"이라 한다), 같은 법 시행령(이하 "특정금융거래정보법 시행령"이라 한다)에 위임된 사항과 금융정보분석원에 두는 기록관의 설치와 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이라 함은 금융정보분석원 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

이 규정은 금융정분석원에 적용되며, 이 규정에 명시되지 않은 기록관 업무의 처리에 관한 사항은 공공기록물법과 같은 법 시행령, 시행규칙에 따른다.

① 기록관은 기획행정실에 설치하고, 기획행정실장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 정보폐기심의회 운영 및 정보의 폐기 관리
10. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
11. 기록물 서고 관리
12. 기록물 정수점검 및 실태조사
13. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 운영
17. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
21. 정보공개 접수 및 배부
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 처리과의 장은 당해 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.

② 처리과의 장은 「공공기록물법 시행령」제17조부터 제19조까지의 각항 및 각호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여해야 한다.

② 재해나 사고 등으로 인하여 전자기록생산시스템을 사용할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 따라 수기로 문서를 생산하고, 별지 제2호 서식에 따라 수기문서등록대장에 생산 또는 접수된 순으로 해당 문서 정보를 건 별로 기재하고 등록번호를 부여해야 한다.

③ 전자기록생산시스템이 정상화되었을 때 수기로 생산된 문서와 수기문서등록대장은 디지털 정보로 변환하여 전자기록생산시스템에 등록한다.

① 처리과의 장이 간행물을 발간하는 경우에는 간행물이 인쇄되기 전에 발간등록번호의 부여 여부를 기록관장과 상의하여 결정한다.

② 발간등록된 간행물은 발간 후 15일이 경과하기 전까지 「공공기록물법」제22조제2항에 따라 기록관과 국가기록원에 각각 3부씩 송부한다. 이때 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전하고 효율적인 보존을 위하여 기록관 소관으로 문서고를 설치한다.

② 문서고는 처리과의 사무공간과 구분하여 별도 공간에 설치하여야 하며 「공공기록물법 시행령 별표 6의 기준에 따라 시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추고 보안대책 및 재난대비 계획의 수립 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

기록관장은 금융기관 등이 금융정보분석원 소관 법률 및 규정에서 정한 정보의 보존 및 관리에 관한 업무를 이행함에 있어 그 필요한 사항을 지원할 수 있다.

① 기록관장은 금융정보분석원 보유 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 기획행정실장을 위원장으로 하는 기록물평가심의회를 설치ㆍ운영하여야 한다.

② 심의회는 위원장을 포함하여 5인의 위원으로 구성하며 내부위원 3인, 민간 전문가 2인으로 한다.

③ 위원장은 부내 공직자 중 심의에 적합하다고 판단되는 직원으로 내부위원 2명을 선정하고, 금융정보분석원의 장(이하"금융정보분석원장"이라 한다.)은 금융정보분석원 기록 정보의 특성과 관련 법령에 대한 이해가 깊고 해당 분야에서 전문성을 갖춘 자 중에서 2명의 민간 전문가를 위촉한다.

④ 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록관리전문요원을 간사로 둔다.

심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부
2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성 여부
3. 기타 기록관리와 관련된 중요한 사항

① 위원장은 필요하다고 인정되거나 처리과장의 요청이 있을 경우 심의회를 소집할 수 있다.

② 심의회의는 소집에 의한 대면심의를 원칙으로 한다. 다만, 안건의 내용이 경미한 경우, 긴급한 사유로 위원이 출석하는 회의를 개최할 시간적 여유가 없는 경우, 천재지변이나 그 밖의 부득이한 사유로 인하여 위원의 출석에 의한 의사정족수를 채우기 어려운 경우에는 서면 심의로 할 수 있다.

③ 심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개회하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

④ 위원장은 기록관리전문요원의 심의 내용을 포함하는 기록물평가심의서를 작성하여 안건으로 상정하고, 회의록을 첨부하여 결과보고 한다.

① 금융정보분석원장은 「특정금융거래정보법 시행령」 제13조의3제3항에 따라 제1항제2호부터 제4호까지의 정보등(이하 "정보등"이라 한다.)을 처리하기 위하여 기록관에 정보폐기심의회를 설치한다.

② 「특정금융거래정보법 시행령」제13조의3제1항제1호와 「특정금융거래정보법」제10조제7항에 따른 정보의 처리는 같은 법 제12조의2제2항에 따라 기록물평가심의회가 정한 절차에 따른다.

③ 정보폐기심의회는 심의ㆍ의결기구로 정보등은 정보폐기심의회의 심의를 거쳐 보존기간의 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리한다.

① 정보폐기심의회 위원장은 기록관장으로 하고, 심의회 위원은 제도운영과장 및 위원장이 지정하는 공무원 3인으로 한다.

② 위원장이 안건의 심의에 필요하다고 판단할 때에는 외부 전문가의 자문을 받을 수 있다.

③ 위원장은 심의회 사무를 처리하기 위하여 기록관리전문요원을 간사로 둔다.

① 위원장은 정보등의 보존기간이 경과되었거나 처분의 사유가 발생한 경우에는 정보폐기심의회를 개최한다.

② 정보폐기심의회를 개최할 경우에는 다음의 절차를 따른다.

1. 정보폐기심의회 개최계획 보고
2. 폐기 대상 정보의 취합
3. 기록물전문요원의 평가심의서 작성
4. 정보폐기심의회 심의 및 의결
5. 회의록 작성 및 결과보고
6. 폐기 집행 및 결과보고

③ 정보폐기심의회는 대면심의를 원칙으로 하되 안건의 내용이 경미한 때, 긴급한 사유로 시간적 여유가 없을 때, 천재지변이나 그 밖의 부득이한 사유로 소집이 어려운 경우에는 서면심의로 할 수 있다.

④ 심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개회되며 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

① 기획행정실장은 심의회에서 의결된 정보등의 폐기를 위하여 기획행정실의 전산사무 담당 직원 1인을 지정한다.

② 제1항에 따른 직원은 정보등의 폐기 집행 시 물리적 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하고, 규정 제15조제2항제6호에 따라 결과 보고 한다.

문서고의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 문서고 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 금융정보분석원 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항제2호의 경우 문서고 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람 및 대출 이용자는 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 문서고 시설의 훼손 또는 파괴
4. 문서고 내로의 음식물 등 반입 행위

② 문서고의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제3호 서식에 따른 문서고이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 문서고 보존 기록물의 열람은 문서고 내에서 이루어지며, 이용자는 문서고 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

문서고 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출 기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제4호 서식에 따른 기록물반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 기록 정보의 성격에 따라 대출의 가부와 범위, 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 제1항, 제2항을 이행하지 않을 경우에는 무단 반출로 간주하며 기록관장은 해당 이용자에 대하여 향후 대출 제한 등의 적의 조치를 취할 수 있다.

「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제431호) 제7조에 따라 이 규정 발령 후의 법령이나 현실 여건의 변화 등을 검토하여 이 규정의 유지, 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2026년 10월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년의 9월30일까지를 말한다)으로 한다.