외교부 공문서의 비전자적 접수 및 발송 등에 관한 지침행정규칙 36014

이 지침은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다),「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」, 「보안업무규정」,「보안업무규정 시행규칙」및「외교부 보안업무규정 시행세칙」에 따라 외교부와 그 소속기관의 공문서를 비전자적 방법으로 접수ㆍ발송ㆍ배부 등에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

외교부 및 그 소속기관 공문서의 비전자적 방법으로 접수ㆍ발송ㆍ배부 등에 관하여 다른 법령 및 규정에 정해진 경우를 제외하고는 이 지침을 적용한다.

① 이 지침에서 "공문서"란 영 제4조에 따른 문서와 외교문서를 말한다.

② "외교문서"란「외교문서 공개에 관한 규칙」제2조에 따른 문서를 말한다.

③ "비전자적 접수ㆍ발송ㆍ배부"란 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등 전자시스템을 통한 전자적 처리 방식이 아닌 외교행낭, 사송, 우편 등 그 밖의 물리적 방법으로 공문서를 접수ㆍ발송ㆍ배부하는 절차를 말한다.

④ "처리과"란 외교부 본부, 국립외교원 및 재외공관에서 해당 공문서와 관련된 업무의 처리를 주관하는 과ㆍ팀 등 또는 이에 준하는 부서를 말한다. 다만, 과ㆍ팀 등으로 구분되지 아니한 재외공관은 해당 재외공관을 처리과로 본다.

⑤ "문서과"란 공문서의 접수ㆍ분류ㆍ배부 등 문서에 관한 업무를 주관하는 운영지원담당관실 내 소관부서를 말한다.

⑥ "경유문서"란 재외공관의 장과 국내 행정기관의 장 간 송수신되는 문서 중 외교부 본부 소관 처리과를 거쳐 최종 수신기관에 이송되는 문서를 말한다.

① 외교부 본부 또는 재외공관에서 생산하는 외교문서에는 본부 부서기호 또는 재외공관 기관기호를 기재하여야 하며, 외국어로 작성된 외교문서의 경우 부서기호와 기관기호는 영문기호를 사용한다.

② 제1항의 본부 부서기호는 별표1 및 재외공관 기관기호는 별표2와 같다.

① 외교부 및 그 소속기관에서 생산한 외교문서는 영 제11조 제1항에 따라 문서 생산등록번호를 부여하고 등록하여야 한다.

② 제1항에 따른 외교문서의 생산등록번호는 처리과가 연도별 일련번호의 형식으로 부여한다.

보관함에 투입된 주한공관의 외교문서는 문서과 접수담당자가 근무일 기준 2회(오전 및 오후) 수거하여 접수일시를 등록하고 지체없이 처리과에 배부하여야 한다. 배부 일시 및 수신처 기록은 별도로 유지ㆍ관리한다.

① 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 생산한 외교문서 중 외무관인 날인이 필요한 경우에는 문서과에 관인 날인을 요청해야 한다.

② 해당 문서를 생산한 처리과는 제1항에 따라 관인을 날인한 경우 별지 제1호서식의 외교문서 외무관인사용대장에 그 사용 사실을 기록하고 문서과는 이를 5년간 보관한다.

③ 제1항에 따라 관인이 날인된 외교문서의 발송은 해당 문서를 생산한 처리과에서 조치한다.

① 외교부 본부의 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀은 임용장, 상장 및 각종 증명서 등 공문서를 비전자적 방법으로 발송하거나 교부하기 위하여 직인을 사용하려는 경우 문서과에 사용을 요청하여야 한다.

② 제1항에 따라 직인의 사용을 요청하는 부서는 직인 사용의 용도와 사유를 기재한 협조문 또는 사용 대상 문서에 대한 부서장의 결재나 승인 사실을 확인할 수 있는 근거자료를 문서과에 제출하여야 한다.

③ 직인의 사용을 요청하는 부서는 제1항에 따라 별지 제2호서식의 직인사용대장에 그 사용내역을 기록하고 문서과는 이를 5년간 보관하여야 한다.

① 외교행낭 수발체계에 따라 재외공관에 발송하는 문서는 「외교행낭 및 신서사 운영에 관한 예규」에서 정하는 바에 따른다.

② 사송담당자가 인편으로 타 부처(기관)에 발송하는 문서는 처리과가 문서과에 비치된 별지 제3호서식의 사송문서대장에 등록한 후 사송담당자는 해당 문서를 업무시스템에 등록하고 접수증을 출력하여 정부서울청사(본관) 문서 접수처에 타 부처(기관) 담당자에게 문서를 전달하고 접수증에 확인을 받은 후 이를 3년간 보관한다. 대통령실은 필요시 동일한 절차에 따라 사송담당자가 일 1회 직접 방문하여 전달할 수 있다.

③ 타 부처(기관)에 발송하는 문서 중 제2항의 방법으로 발송할 수 없는 문서는 처리과에서 우편으로 발송하되 내용에 따라 등기 또는 보통우편으로 구분하여 발송하고 관련 증빙자료를 보관한다.

각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 재외공관에 발송하는 문서 및 첨부물은 항공화물로 운송되는 상황을 고려하여 훼손 또는 파손을 방지하기 위하여 적절히 포장한 후 문서과에 발송 의뢰하여야 한다.

① 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 사송으로 비밀문서의 발송을 의뢰하는 경우, 해당 문서를 이중 봉투에 넣어 봉하되 겉봉투에 비밀문서임이 표시되지 않도록 하여야 한다.

② 문서과는 사송으로 발송된 비밀문서 현황을 별지 제4호서식의 비밀사송문서대장에 기재하고 이를 5년간 보관한다.

각 실(국)ㆍ과ㆍ팀은 중요문서라고 판단되는 경우 필요에 따라 제9조 제2항 및 제3항에도 불구하고 부서장의 책임으로 문서 수발 절차를 거친 후 직접 수신처에 발송할 수 있으며, 관련 증빙자료를 보관해야 한다.

첨부물이 있는 사송 문서를 발송하는 경우, 부피가 작은 첨부물은 가능한 한 문서와 함께 편철하여 발송한다.

① 재외공관이 국내 행정기관에 발송하는 문서는 영 제15조에 따라 직접 발신하되, 외교부 본부 소관 처리과를 경유부서로 지정하여야 한다.

② 재외공관에서 발신하는 문서 중에서 가족관계, 병무, 국적, 영사송달, 운전면허 조회, 유전자 검사, 재외선거 등 관련 민원처리 문서는 본부 소관 처리과의 경유를 생략할 수 있다.

① 문서과에 도착한 문서 등은 재외공관에서 송부한 문서목록표와 실물 대조하여 누락 여부를 확인한 후 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다.

② 문서과는 회계행정포털시스템 또는 그 밖의 전자적 관리시스템을 통하여 문서의 배부 일시와 수령인 등을 확인할 수 있는 관리체계를 유지하여야 한다.

③ 사송을 통해 접수된 타 부처(기관) 문서는 지체 없이 처리과에 배부하되 별지 제3호서식의 사송문서대장에 수령 확인을 받고 이를 3년간 보관한다.

① 사송 비밀문서의 접수 및 배부는 일반문서 접수 및 배부 체계와 분리하여 관리하여야 한다.

② 문서과에 접수된 타 부처(기관) 사송 비밀문서는 별지 제4호서식의 비밀사송문서대장에 기재하고 지체 없이 소관 처리과에 배부하고, 이를 5년간 보관한다.

경유문서를 배부받은 처리과는 해당 경유문서의 내용을 확인하고 지체 없이 해당문서를 최종 수신기관에 발신하여야 한다. 문서의 내용과 관련하여 필요하다고 판단되는 경우 최종 수신기관에 의견을 제시할 수 있다.

① 문서과에 도착한 비밀경유문서는 문서과에서 접수하고 재외공관에서 송부한 문서목록표와 실물 대조하여 누락 여부를 확인한 후 지체 없이 소관 처리과에 배부한다.

② 제1항에 따라 비밀경유문서를 배부받은 처리과는 지체 없이 최종 수신기관에 이송하여야 한다.

③ 문서과는 비밀경유문서의 배부 일시와 수령인 등을 확인할 수 있는 관리체계를 유지하여야 한다.

④ 비밀경유문서의 취급은 「보안업무규정」, 「보안업무규정 시행규칙」 및 「외교부 보안업무규정 시행세칙」에 따른다.

공문서의 비전자적 접수ㆍ발송ㆍ배부ㆍ경유 및 직인의 사용에 관하여 이 지침에서 정하지 아니한 사항은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」, 「보안업무규정」, 「보안업무규정 시행규칙」, 「외교부 보안업무규정 시행세칙」 및 그 밖의 관계 법령과 행정규칙에서 정하는 바에 따른다.

별지 제1호서식부터 별지 제4호서식까지에 따라 작성한 문서는 특별한 사유가 없으면 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등을 이용하여 전자적으로 관리할 수 있다.